Dauerbestellungen anlegen und verwandeln

 

Was ist eine Dauerbestellung und was ist der Unterschied zu einer Bestellung?

Wie erstelle ich eine Dauerbestellung in FrachtPilot?

Ist es möglich, eine Dauerbestellung zu einer bestimmten Uhrzeit automatisch in eine  Bestellung umzuwandeln?

Wie werden mehrere Dauerbestellungen zu einer einzigen Bestellung zusammengefasst?

Was passiert, wenn sich zwei Dauerbestellungen in einer Einstellung unterscheiden?

Warum wurden die Dauerbestellungen nicht zu einer Bestellung zusammengefasst?

Kann ich eine Dauerbestellung direkt ausliefern oder muss sie immer zuerst umgewandelt werden?

Bei regelmäßigen Bestellungen deiner Kunden ist es sinnvoll, eine Dauerbestellung anzulegen. Hiermit wird eine sich wiederholende Bestellung bezeichnet, die mehrfach in einem festgelegten Zeitraum erfolgt (z. B. jeden Montag oder jeden zweiten Dienstag etc.). Dauerbestellungen werden, abhängig von dem jeweiligen Wochentag oder Versandweg automatisch in eine Bestellung umgewandelt.

Dauerbestellungen sind eine Vormerkung für eine Bestellung in der Zukunft und sind ein Abo deines Kunden für deine Ware. Du kannst deine Produktion und Lieferantenbestellungen mit Dauerbestellungen planen.

Für die Auslieferung werden aber nur Bestellungen verwendet. Erst eine Bestellung erhält eine Bestellnummer / Lieferscheinnummer und kann auf einer Liefertour verwendet werden. Eine Dauerbestellung kann nicht direkt ausgeliefert werden, sondern muss immer zuerst umgewandelt werden.

Dabei werden mehrere Dauerbestellungen zu einer Bestellung zusammengefasst, wenn die Lieferadresse und die Rechnungsadresse, Versandart, Lieferpauschale, Kommissierart, Lieferzeitfenster und Rechnungsart identisch sind. Unterscheiden sich zwei Dauerbestellungen für einen Kunden in einer dieser Einstellung, dann werden zwei Bestellungen erzeugt.


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Themen:

  1. Neue Dauerbestellung anlegen
  2. Dauerbestellungen automatisch verwandeln lassen
  3. Dauerbestellungen manuell verwandeln
  4. Mehrere Dauerbestellungen anlegen

Neue Dauerbestellung anlegen

Wie lege ich eine neue Dauerbestellung an?

Am Einfachsten legst du eine neue Dauerbestellung für einen Kunden in seinem Kundenprofil auf dem Reiter "Kalender" mit einem Klick auf das kleine blaue Plus an.

Alternativ erreichst du dies auch auf der Seite Dauerbestellungen über "Aktionen" -> "Neue Dauerbestellung anlegen".

Für eine Dauerbestellung eine Gültigkeitsdauer mit "Gültig ab" und "Gültig bis", die Häufigkeit und die Wochentage der Bestellung angegeben werden.

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Was passiert mit einer Dauerbestellung an einem Feiertag?

Wenn für eine Dauerbestellung die "Auch an Feiertagen" nicht aktiviert ist, dann gilt die Einstellung "Konfliktbehebung für Feiertage".  Hiermit können Bestellungen entweder einen Tag nach hinten "Verschieben", einen Tag nach vorne "Vorverlegen" oder komplett storniert werden "Stornieren". Die Termine der resultierenden Tage der Dauerbestellung werden dir unten in der Terminvorschau angezeigt.

Normale Dauerbestellung sind dunkelblau hervorgehoben, wenn sie noch nicht umgewandelt wurden. Aufgrund von Konflikten verlegte Dauerbestellungen sind gelb. Wenn eine Dauerbestellung aufgrund eines Feiertags ausfällt, dann wird der Tag im Kalender grau angezeigt.

Weitere Informationen zur Bedeutung der Farben im Kalender erhältst du hier.

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Wie löse ich eine Dauerbestellung ab?

Wenn eine Dauerbestellung ab einem bestimmten Zeitpunkt geändert sein soll, dann kannst du bei der Dauerbestellung auf den blauen Pfeil klicken und auf "Dauerbestellung in Zukunft ablösen" klicken. Hierdurch wird eine neue Dauerbestellung auf Basis der ausgewählten Dauerbestellung erstellt. Die neue Dauerbestellung tritt ab dem durch dich gewählten Zeitpunkt in Kraft und ersetzt dann die alte Dauerbestellung.


Dauerbestellungen automatisch verwandeln lassen

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Wie schon anfangs erwähnt, werden Bestellungen erst kurz vor ihrem Eintreten im FrachtPilot erstellt. Standardmäßig wird eine Bestellung automatisch am Vortag um 17:00 Uhr erstellt. Diese Vorgabe kann in der Verwaltungsübersicht unter Einstellungen unter dem Reiter Bestellungen geändert werden. Erst durch die Umwandlung wird eine Lieferscheinnummer generiert und die Bestellung ist zur Lieferung freigegeben.


Dauerbestellungen manuell verwandeln

Kann ich Dauerbestellungen auch selbst umwandeln?

Kann ich Dauerbestellungen auch früher verwandeln?

Es ist auch möglich, Dauerbestellungen zu einem früheren Zeitpunkt manuell umzuwandeln. Klicke hierfür entweder unter Bestellungen oder unter Dauerbestellungen auf "Aktionen" und dann auf  "Dauerbestellungen verwandeln".

  oder 

Wähle anschließend aus, für welches Lieferdatum du die Bestellungen erstellen willst. Du kannst das Umwandeln auch auf Kundengruppen, Rahmentouren oder Kunden beschränken. Zudem kannst du auswählen für welche Versandart du die Dauerbestellungen umwandeln möchtest.

Nach dem Start der Umwandlung wird ein Hintergrundprozess gestartet, der die Dauerbestellungen des Liefertages zu Bestellungen umwandelt. Der Fortschritt und Abschluss der Umwandlung wird angezeigt.

Jede Dauerbestellung wird umgewandelt, wenn noch keine dazugehörige Bestellung existiert. Wenn du eine Dauerbestellung umwandelst, die Bestellung löschst, dann kann die Dauerbestellung später erneut umgewandelt werden.

Wurde eine Dauerbestellung von dir umgewandelt, dann wird sie durch den automatischen Prozess nicht erneut umgewandelt, solange die dazugehörige Bestellung existiert.

Für Bestellungen, die nicht manuell verwandelt wurden, gilt weiterhin die automatische Generierung zum üblichen Zeitpunkt.


Mehrere Dauerbestellungen für den gleichen Tag anlegen

 

Du kannst auch zwei Dauerbestellungen auf denselben Tag legen. Diese werden dann zu einer Bestellung umgewandelt. Das ist besonders nützlich, wenn etwa ein Kunde, der wöchentlich bestellt, nur alle zwei Wochen ein bestimmtes Produkt haben möchte. Dann kann für dieses Produkt eine separate Dauerbestellung angelegt werden, die zu einer gemeinsam mit der wöchentlichen Bestellung zu einer Bestellung umgewandelt wird.