Individuelle Texte und Logos auf Rechnungen und Lieferscheinen: Vorlagen anpassen

Im FrachtPilot können verschiedene Arten von Dokumenten wie Lieferscheine, Rechnungen oder Packlisten erstellt werden. Um diese Dokumente effizient erstellen zu können, werden Dokument-Vorlagen benötigt. Diese bestehen aus einigen Textbausteinen, die als Platzhalter dienen. Wenn ein Dokument erstellt werden soll, werden die Textbausteine in der Vorlage automatisch mit den richtigen Daten aus dem FrachtPilot ausgefüllt. Bei einer Rechnung werden zum Beispiel die Artikel mit Artikelnummer und -preis, die Rechnungsnummer, die Rechnungsadresse und viele weitere Textbausteine ersetzt. Eine Liste aller Textbausteine finden Sie in einem weiteren Artikel.

Dokumentvorlagen anpassen

In den Einstellungen unter dem Reiter "Vorlagen" können die Dokumentvorlagen angepasst werden. Für jeden Dokument-Typ sind Beispielvorlagen hinterlegt, die Sie herunterladen und mit Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder Open Office Writer bearbeitet können. Sie können zum Beispiel das Logo ersetzen, Formulierungen hinzufügen oder die Struktur des Dokuments verändern.

Textbausteine, wie der im FrachtPilot hinterlegte Name ($MY_NAME$), können auch geändert werden. Zum einen können Sie den Textbaustein räumlich verschieben. Die richtigen Daten werden dann automatisch bei Erstellung eines Dokuments im FrachtPilot ersetzt. Zum anderer kann der Textbaustein auch direkt durch Ihre Daten ersetzt werden. Textbausteine können auch komplett gelöscht werden, zum Beispiel wenn Sie die Artikelposition nicht in Ihrer Rechnung aufführen wollen.

Im folgenden Beispiel wollen wir die Beispielvorlage für Rechnungen anpassen. Die Beispielvorlage sieht wie folgt aus:

Wir wollen folgende Änderungen vornehmen:

  1. Logo ändern und auf die andere Seite bringen
  2. Firmendaten direkt eintragen
  3. Artikelposition aus der Tabelle entfernen
  4. Fußzeile anpassen

Hinweise zur Bearbeitung von Word-Dokumenten erhalten Sie hier. Die Änderungen an unserer Vorlage sehen wie folgt aus:

Wenn Sie die Vorlage fertig bearbeitet haben, kann sie an gleicher Stelle im FrachtPilot wieder hochgeladen und verwendet werden.

Textbausteine anpassen

Textbausteine können weiter unten in den Vorlagen-Einstellungen angepasst werden. Beachten Sie, dass hier Textbausteine wie der Name Ihrer Firma ($MY_NAME$) nicht geändert werden sollten, da diese Daten an anderer Stelle im FrachtPilot hinterlegt sind. Viel mehr geht es hier um Textbausteine, die in mehreren Dokument-Typen verwendet werden und abhängig vom Dokument-Typ eine unterschiedliche Ausführung haben.

Zum Beispiel findet sich der Textbaustein INVOICE_INTRO auf Rechnungen und Stornorechnungen als "Einleitungssatz". In diesem Beispiel wollen wir bei normalen Rechnungen nur einen Einleitungstext setzen. Bei Stornorechnungen sollen noch Rechnungsnummer und -datum aufgeführt werden.

Geben Sie zur Bearbeitung den Textbaustein auf der linken Seite ein. Wählen Sie dann die Art(en) von Dokumenten aus, für die der Textbaustein eingesetzt werden soll, und geben anschließend den Text ein. Im FrachtPilot sind schon Formulierungen für Textbausteine hinterlegt, an denen Sie sich orientieren können.

Weiter unten in den Vorlagen-Einstellungen können Sie auch die Fristen und Texte für Zahlungserinnerungen und Mahnungen anpassen.