Rechnungen erstellen: Checkliste

Folgende Punkte solltest du beachten, wenn du das erste Mal Rechnungen erstellst:

  • Rechnungsvorlage anpassen
  • Rechnungsnummern anpassen
  • Sind alle Bestellungen vollständig abgeschlossen?
  • Weitere Hinweise zu Rechnungen

Rechnungsvorlage anpassen

Dokumente können im FrachtPilot mit einem Klick erzeugt werden. Deshalb sind Dokumentvorlagen notwendig, aus denen u.A. Rechnungen erzeugt werden.

Es sind bereits Standard-Vorlagen hinterlegt. Wie du diese Dokumentvorlagen anpasst (z.B. eigenes Logo hinzufügen) erfährst du hier: Dokumentvorlagen anpassen

Rechnungsnummern anpassen

Rechnungsnummern werden automatisch generiert. Du kannst u.A. festlegen, wie lang die Nummern sein sollen und ob sie nach Jahren/Monaten gruppiert werden (z.B. 2022-01-0001).

Diese Einstellung findest du unter Verwaltungsübersicht > Einstellungen > Reiter "Nummern"

Sind alle Bestellungen vollständig abgeschlossen?

Damit für Bestellungen die Rechnungen erstellt werden können, müssen sie den Status "Abgeschlossen" haben.

Für Bestellungen, die sich z.B. noch in Bearbeitung oder in Zustellung, Selbstabholung befinden, kann noch keine Rechnung erstellt werden!

Einen Überblick über den Status von Bestellungen findest du hier: Status Erklärungen Rechnungen

 

Rechnungen erstellen


Hier ist erklärt, wie du Rechnungen erstellst: Rechnungen erstellen


Einen Überblick über den Status von Rechnungen findest du hier: Status Erklärungen Rechnungen

Weitere Hinweise zu Rechnungen

  • Nach Erstellung der Rechnung hat sie den Status "Vorläufig". Zu diesem Zeitpunkt können noch leicht Änderungen an der Rechnung vorgenommen werden.
  • Durch das Fixieren einer Rechnung wird ihr eine Rechnungsnummer zugewiesen ("verbindlich machen der Rechnung").
    Rechnungen können bei automatischer Erstellung auch automatisch fixiert werden.
    Durch das Herunterladen/Senden der Rechnung werden Rechnungen automatisch fixiert.
  • Wenn nach dem Fixieren noch Änderungen vorgenommen werden sollen, muss eine Storno-Rechnung erstellt werden.

Weitere Informationen zu Rechnungen findest du hier: Rechnungen erstellen, versenden, begleichen und stornieren