Rechnungen erstellen: Checkliste

Folgende Punkte solltest du beachten, wenn du das erste Mal Rechnungen erstellst:

• Rechnungsvorlage anpassen
• Rechnungsnummern anpassen
• Sind alle Bestellungen vollständig abgeschlossen?
• Weitere Hinweise zu Rechnungen
  
  

Rechnungsvorlage anpassen

Dokumente können im FrachtPilot mit einem Klick erzeugt werden. Deshalb sind Dokumentvorlagen notwendig, aus denen u.A. Rechnungen erzeugt werden.

Es sind bereits Standard-Vorlagen hinterlegt. Wie du diese Dokumentvorlagen anpasst (z.B. eigenes Logo hinzufügen) erfährst du hier: Dokumentvorlagen anpassen

Rechnungsnummern anpassen

Rechnungsnummern werden automatisch generiert. Du kannst u.A. festlegen, wie lang die Nummern sein sollen und ob sie nach Jahren/Monaten gruppiert werden (z.B. 2022-01-0001).

Diese Einstellung findest du unter Verwaltungsübersicht > Einstellungen > Reiter "Nummern"

Sind alle Bestellungen vollständig abgeschlossen?

Damit für Bestellungen die Rechnungen erstellt werden können, müssen alle Bestellungen den Status "Abgeschlossen" haben. Für Bestellungen, die sich z.B. noch "In Bearbeitung" oder "In Zustellung", "Selbstabholung" etc. befinden, kann keine Rechnung erstellt werden.

In diesem Video erklären wir, wie du prüfst, ob alle Bestellungen für einen Lieferzeitraum abgeschlossen sind:

 

Rechnungen erstellen

Hier ist erklärt, wie du Rechnungen erstellst: Rechnungen erstellen

Weitere Hinweise zu Rechnungen

• Nach Erstellung der Rechnung hat sie den Status "Vorläufig". Zu diesem Zeitpunkt können noch leicht Änderungen an der Rechnung vorgenommen werden.
• Durch das Fixieren einer Rechnung wird ihr eine Rechnungsnummer zugewiesen ("verbindlich machen der Rechnung").
  Rechnungen können bei automatischer Erstellung auch automatisch fixiert werden.
  Durch das Herunterladen/Senden der Rechnung werden Rechnungen automatisch fixiert.
• Wenn nach dem Fixieren noch Änderungen vorgenommen werden sollen, muss eine Storno-Rechnung erstellt werden.