Rechnungen erstellen, versenden, begleichen und stornieren

Bevor eine Rechnung erstellt werden kann, muss die zugehörige Bestellung vollständig abgeschlossen sein. Die Produkte müssen also entweder als persönliche Übergabe oder durch eine Liefer-Tour dem Kunden überbracht worden sein. Der Status jeder Bestellung kann in der Bestellungsüberischt eingesehen werden. Für abgeschlossene Bestellungen wird auch der Rechnungsstatus angezeigt.

Rechnungen automatisch erstellen lassen und manuell erstellen

Rechnungen werden im FrachtPilot automatisch erstellt. Damit mehrere Bestellungen aus einem ähnlichen Zeitraum auf einer Rechnung aufgeführt werden können, ist ein Abrechnungsintervall definiert. Es legt fest, ob Rechnungen wöchentlich, halb-monatlich oder monatlich abgerechnet werden sollen. Das Abrechnungsintervall kann in der Verwaltungsübersicht unter Einstellungen bei dem Reiter Rechnungen angepasst werden.

Zusätzlich können Rechnungen auch manuell erstellt werden. Dies ist zum Beispiel nützlich, wenn Rechnungen frühzeitig, also vor Ende des Abrechnungsintervalls, erstellt werden sollen. Um eine Rechnung manuell zu erstellen, klicken Sie in der Rechnungsübersicht auf Rechnungen verwalten und Neue Rechnungen erstellen.

 

Im sich öffnenden Fenster können Sie nun weitere Optionen auswählen. Sie können zum Beispiel Rechnungen für alle abgeschlossen Bestellungen einer spezifischen Kundengruppe bzw. eines Kunden filtern und einen Zeitraum für das Lieferdatum der Bestellungen auswählen. Hier kann auch ausgewählt werden, ob Rechnungen automatisch fixiert werden sollen.

Wenn eine Rechnung fixiert wurde, bekommt sie eine Rechnungsnummer zugewiesen und kann nicht mehr gelöscht werden. Wenn die Rechnung nach der Fixierung noch inhaltlich geändert werden soll, dann kann sie nur storniert und eine neue Rechnung erstellt werden (siehe Abschnitt unten).

Tipp: In den Einstellungen können Sie unter dem Reiter "Nummern" festlegen, nach welchem Schema die Rechnungsnummern generiert werden sollen.

Rechnungen fixieren

Je nachdem, welche Einstellungen Sie getroffen haben, hat die Rechnung nach der Erstellung einen unterschiedlichen Status. Eine vorläufige Rechnung wurde noch nicht fixiert und hat noch keine zugewiesene Rechnungsnummer. Um die Rechnung nun zu fixieren, klicken Sie in der Rechnungsübersicht auf Rechnungen verwalten und dann auf Rechnungen fixieren.

Nun werden alle vorläufigen Rechnungen fixiert und sie erhalten den Status "Noch nicht erteilt". Im sich öffnenden Fenster können Sie filtern, welche Rechnungen fixiert werden sollen.

Wenn eine Rechnung fixiert wurde, bekommt sie eine Rechnungsnummer zugewiesen und kann nicht mehr gelöscht werden. Wenn die Rechnung nach der Fixierung noch inhaltlich geändert werden soll, dann kann sie nur storniert und eine neue Rechnung erstellt werden (siehe Abschnitt unten).

Rechnungen dem Kunden übermitteln

Rechnungen mit dem Status "Noch nicht erteilt" wurden zwar erstellt, aber noch nicht dem Kunden übermittelt. Zur Übermittlung der Rechnung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie die Rechnung per E-Mail versenden, falls für den jeweiligen Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Klicken Sie hierfür bei der Rechnung auf  und auf "Rechnung per E-Mail schicken". Dieser Schritt kann auch schon ausgeführt werden, wenn Sie bei der Erstellung oder Fixierung der Rechnung das Häkchen bei "Automatisch per E-Mail schicken" setzen.

Eine andere Möglichkeit ist, die Rechnung für die persönliche Übergabe herunterzuladen. In dem Fall wird die Rechnung ausgedruckt und kann dem Fahrer für die nächste Liefer-Tour zur Übergabe an den Kunden mitgegeben. Es können auch in der Tour-Übersicht alle Rechnungen der Tour auf einmal heruntergeladen werden. Dabei wird die Reihenfolge der Tour berücksichtigt. Rechnungen können auch für den Postversand heruntergeladen werden.

Welche Methode(n) zur Rechnungserteilung verwendet wurde, wird rechts neben dem Status der Rechnung angezeigt. Ein graues Symbol steht für die geplante Übermittlungsart und ein grünes Symbol dafür, dass die Rechnung auf diesem Weg erfolgreich übermittelt wurde.

Rechnungen begleichen

Nach der Übermittlung der Rechnung erhält sie den Status "Erteilt" und soll anschließend vom Kunden beglichen werden. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wird die Rechnung ausgewählt und der beglichene Betrag eingetragen oder es wird nur die Zahlung eingegeben, welche dann automatisch der Rechnung zugewiesen wird.

Rechnung direkt begleichen

Um eine Rechnung direkt zu begleichen, klicken Sie rechts neben der Rechnung auf den blauen Pfeil .

Hier können Sie nun unter anderem den gezahlten Betrag und die Zahlungsmethode eingeben. Wenn Sie noch kein Konto angelegt haben, können Sie es in der Verwaltungsübersicht unter "Kontenverwaltung" einrichten. Es ist möglich, Rechnungen teilweise in mehreren Schritten zu begleichen. Daraufhin gilt die Rechnung als beglichen. Die getätigte Zahlung des Kunden zur Begleichung der Rechnung kann in der Zahlungsübersicht (erreichbar über die Verwaltungsübersicht) nachvollzogen werden.

Rechnung über Einzahlung begleichen

In der Zahlungsübersicht ist die zweite Alternative zur Rechnungsbegleichung zu finden. Klicken Sie auf "Neue Einzahlung verbuchen".

Weisen Sie die Zahlung einem Kunden und einer Rechnung zu und geben Sie die erforderlichen Daten ein. Dann wird die Rechnung automatisch als (ggf. teilweise) beglichen gekennzeichnet. Wenn Sie nur den Kunden auswählen, aber keine Rechnung, dann wird die Zahlung automatisch der passenden Rechnung des Kunden zugewiesen.

Rechnungen stornieren

Kommt es vor, dass eine Rechnung zum Beispiel einen Fehler enthält, muss sie storniert werden. Je nach Status der Rechnung unterscheidet sich hier das Vorgehen:

Nicht fixierte Rechnung stornieren

Wenn eine Rechnung noch nicht fixiert wurde, dann ist das Löschen ohne Weiteres möglich, indem Sie rechts bei der Rechnung auf den roten Pfeil klicken und "Vorläufige Rechnung stornieren" auswählen. Anschließend kann die zugrunde liegende Bestellung bearbeitet und eine neue Rechnung erstellt werden.

Fixierte Rechnung stornieren

Sollte die Rechnung schon fixiert worden sein, dann muss durch Klicken auf den roten Pfeil die Rechnung komplett storniert werden. In dem Fall wird automatisch eine neue Storno-Rechnung erstellt, die dem Kunden übermittelt werden kann. Die Bestellung kann dann bearbeitet werden und anschließend eine neue Rechnung für sie erstellt werden.

Wurde eine Rechnung storniert, die schon vom Kunden bezahlt wurde, dann wird der Rechnungsbetrag als Guthaben auf das Kundenkonto geladen.

Alternativ kann der Rechnungsbetrag manuell zurückgebucht werden, z.B. durch die Erstellung einer Auszahlung in der Zahlungsübersicht.