In diesem Artikel findest du folgende Informationen:
- Vorlagen für Zahlungserinnerungen/Mahnungen festlegen
- Automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen
- Manuelle Erstellung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen
Vorlage für Zahlungserinnerungen/Mahnungen
Als Erstes muss eine Vorlage für die Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellt werden. Verwaltungsübersicht > Einstellungen > "Vorlagen"
Scrolle nach unten. Gib bei der Erstellung die Fristverlängerung durch die Mahnung, den Betreff und den Textinhalt an. Hierbei kannst du Textbausteine verwenden, um auf Rechnungsnummer, -betrag und Ähnliches zu verweisen. Mehr zu Textbausteinen erfährst du in einem weiteren Artikel.
Einer neuen Mahnung wird automatisch eine Mahnstufe zugewiesen. Wenn du mehrere Mahnstufen definierst, kannst du auch die Reihenfolge ändern. Die Mahnungen gelten für alle Kunden. Jedoch kann in den Einstellungen jedes Kundenprofils unter dem Reiter "Rechnungen" eine Mahnung deaktiviert werden oder die Fristverlängerung angepasst werden.
Anschließend musst du entscheiden, ob du Mahnungen manuell erstellen willst oder ob diese automatisch generiert und an Kunden gesendet werden sollen.
Zahlungserinnerungen und Mahnung automatisch erstellen lassen
In den Einstellungen unter dem Reiter "Rechnungen" findest du die Option "Voreinstellung Automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen". Wenn du diese aktivierst, werden automatisch Mahnungen erstellt, wenn die Zahlungsfrist inklusive der Zahlungstoleranz überschritten wurde. Die Zahlungstoleranz ist ein zusätzlicher Puffer, bis tatsächlich die Mahnungen erstellt werden.
Wenn du Mahnungen nicht nur automatisch erstellen lassen, sondern auch versenden willst, musst du zusätzlich die Option "Voreinstellung Automatische Erteilung von Rechnungen (auch Zahlungserinnerungen/Mahnungen)" aktivieren.
Diese Einstellungen können auch für jeden Kunden individuell überschrieben werden.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen manuell erstellen
Verwaltungsübersicht > Zahlungserinnerungen/Mahnungen > "Zahlungserinnerungen/Mahnungen verwalten" > Neue Zahlungserinnerungen/Mahnungen erstellen
Nun kannst du festlegen, für wen du die Mahnungen erstellen willst. Du kannst eine ganze Kundengruppe, einen spezifischen Kunden, alle Kunden einer Rahmentour oder einen Zeitraum von Rechnungen auswählen. Das Datum Fälligkeitsstichtag gibt an, zu welchem Datum die Rechnung maximal fällig sein soll. Fällige Rechnungen, die nach diesem Datum fällig geworden sind, werden nicht berücksichtigt.
Für fällige Rechnungen wird automatisch die nächste Mahnstufe angewandt.
Für die selektierten Rechnungen werden die Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch in der nächsten möglichen Stufe generiert. Wenn eine Rechnung fällig ist, dann wird eine Zahlungserinnerung erzeugt und der Fälligkeitszeitraum verlängert. Wenn bereits eine Zahlungserinnerung existiert und die verlängerte Zahlungsfrist bereits überschritten ist, dann wird eine Mahnung erzeugt und der Fälligkeitszeitraum verlängert.
Zusätzlich kannst du weitere Optionen auswählen:
- Teilweise beglichene einbeziehen: Es wird auch eine Mahnung erstellt, wenn der Kunden schon einen Teil seiner Rechnung bezahlt hat.
- Lastschriften einbeziehen: Wenn die Rechnung per Lastschrift bezahlt wurde, kannst du ja den Rechnungsbetrag selbst einziehen. Trotzdem können mit dieser Option Lastschriften bei der Mahnungserstellung berücksichtigt werden.
- Automatisch per E-Mail schicken: Ohne diese Option wird die Mahnung nur erstellt (zum Beispiel, um sie später persönlich zu übergeben). Mit dieser Option wird die erstellte Mahnung automatisch per E-Mail an den Kunden versendet, wenn für den Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
- Rechnungen anhängen: Hiermit wird an die Zahlungserinnerung/Mahnung die betroffene Rechnung erneut hinzugefügt. Der Kunde erhält so die Zahlungserinnerung und die betroffene Rechnung gleichzeitig.
Anschließend können die Mahnungen heruntergeladen werden. Klicke auf 
neben einem Eintrag, um eine einzelne Mahnung/Zahlungserinnerung herunterzuladen.
Wenn du mehrere Mahnungen auf einmal herunterladen wollen, kannst du auf "Zahlungserinnerungen/Mahnungen verwalten", dann "Zahlungserinnerungen/Mahnungen herunterladen" klicken. Hier kannst du auswählen, welche Mahnungen heruntergeladen werden sollen, zum Beispiel von bestimmten Kunden und/oder von einem bestimmten Zeitraum.