Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen erstellen

In diesem Artikel finden Sie folgende Informationen:

Vorlage für Zahlungserinnerungen/Mahnungen

Als Erstes muss eine Vorlage für die Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellt werden. Gehen Sie in den Einstellungen auf den Reiter "Vorlagen" und scrollen Sie nach unten. Geben Sie bei der Erstellung die Fristverlängerung durch die Mahnung, den Betreff und den Textinhalt an. Hierbei können Sie Textbausteine verwenden um auf Rechnungsnummer, -betrag und Ähnliches zu verweisen. Mehr zu Textbausteinen erfahren Sie in einem weiteren Artikel.

Einer neuen Mahnung wird automatisch eine Mahnstufe zugewiesen. Wenn Sie mehrere Mahnstufen definieren, können Sie auch die Reihenfolge ändern. Die Mahnungen gelten für alle Kunden. Jedoch kann in den Einstellungen jedes Kundenprofils unter dem Reiter "Rechnungen" eine Mahnung deaktiviert werden oder die Fristverlängerung angepasst werden.

Anschließend müssen Sie entscheiden, ob Sie Mahnungen manuell erstellen wollen, oder ob diese automatisch generiert und an Kunden gesendet werden sollten

Zahlungserinnerungen und Mahnung automatisch erstellen lassen

In den Einstellungen unter dem Reiter "Rechnungen" finden Sie die Option "Voreinstellung Automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen". Wenn Sie diese aktivieren, werden automatisch Mahnungen erstellt, wenn die Zahlungsfrist inklusive der Zahlungstoleranz überschritten wurde. Die Zahlungstoleranz ist ein zusätzlicher Puffer, bis tatsächlich die Mahnungen erstellt werden.

Wenn Sie Mahnungen nicht nur automatisch erstellen lassen, sondern auch versenden wollen, müssen Sie zusätzlich die Option "Voreinstellung Automatische Erteilung von Rechnungen (auch Zahlungserinnerungen/Mahnungen)" aktivieren.

Diese Einstellungen können auch für jeden Kunden individuell überschrieben werden.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen manuell erstellen

Klicken Sie hierfür in der Verwaltungsübersicht auf "Zahlungserinnerungen/Mahnungen" und dann auch "Zahlungserinnerungen/Mahnungen verwalten" --> "Neue Zahlungserinnerungen/Mahnungen erstellen".



Nun können Sie festlegen, für wen Sie die Mahnungen erstellen wollen. Sie können eine ganze Kundengruppe, einen spezifischen Kunden, alle Kunden einer Rahmentour, oder einen Zeitraum von Rechnungen auswählen. Das Datum Fälligkeitsstichtag gibt an, zu welchem Datum die Rechnung maximal fällig sein soll. Fällige Rechnungen, die nach diesem Datum fällig geworden sind, werden nicht berücksichtigt. Für die selektierten Rechnungen werden die Zahlungserinnerungen und Mahnungen in der nächsten möglichen Stufe generiert. Wenn eine Rechnung fällig ist, dann wird eine Zahlungserinnerung generiert und der Fälligkeitszeitraum verlängert. Wenn bereits eine Zahlungserinnerung existiert und die verlängerte Zahlungsfrist bereits überschritten ist, dann wird eine Mahnung erzeugt und der Fälligkeitszeitraum verlängert.


Zusätzlich können Sie weitere Optionen auswählen:

  • Teilweise beglichene einbeziehen: Es wird auch eine Mahnung erstellt, wenn der Kunden schon einen Teil seiner Rechnung bezahlt hat.
  • Lastschriften einbeziehen: Wenn die Rechnung per Lastschrift bezahlt wurde, können Sie ja den Rechnungsbetrag selbst einziehen. Trotzdem können mit dieser Option Lastschriften bei der Mahnungserstellung berücksichtigt werden.
  • Automatisch per E-Mail schicken: Ohne diese Option wird die Mahnung nur erstellt (zum Beispiel, um sie später persönlich zu übergeben). Mit dieser Option wird die erstellte Mahnung automatisch per E-Mail an den Kunden versendet, wenn für den Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
  • Rechnungen anhängen: Hiermit wird an die Zahlungserinnerung/Mahnung die betroffene Rechnung erneut hinzugefügt. Der Kunde erhält so die Zahlungserinnerung und die betroffene Rechnung gleichzeitig.

Anschließend können die Mahnungen heruntergeladen werden. Klicken Sie auf  neben einem Eintrag, um eine einzelne Mahnung/Zahlungserinnerung herunterzuladen.

Wenn Sie mehrere Mahnungen auf einmal herunterladen wollen, können Sie auf "Zahlungserinnerungen/Mahnungen verwalten" --> "Zahlungserinnerungen/Mahnungen herunterladen" klicken. Hier können Sie auswählen, welche Mahnungen heruntergeladen werden sollen, zum Beispiel von bestimmten Kunden und/oder von einem bestimmten Zeitraum.