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Einzahlung

Rechnung direkt begleichen

Sobald die Zahlung des Kunden eingetroffen ist, kann sie verbucht werden.

  1. Gehe in der Leiste links auf Rechnungen
    .
  2. Gehe in der Rechnungs-Übersicht rechts neben einer Rechnung auf den dunkelblauen Pfeil
    .
  3. Hier kann nun der Zahlungsbetrag eingeben werden. Informationen zu den Feldern sind im Bild unten abgebildet.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Rechnungen erhältst du hier: Rechnungen erstellen, versenden, begleichen und stornieren

Buchhaltung - Rechnung begleichen Menü

A) Einzahlung: manuell buchen

Ein- und Auszahlungen kannst du in der Ansicht Zahlungen buchen und die vergangenen Zahlungen einsehen:

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- Verwaltungsübersicht
Kundenbewegungsdaten: - Zahlungen
Aktionen

info

Wenn du üblicherweise den CAMT-Kontoabgleich verwendest, dann solltest du auch alle Zahlungen immer hiermit buchen, damit die Buchungen vom Konto auch gespeichert werden. Falls du Zahlungen manuell buchst und dann wird diese Zahlung im Kontoabgleich nicht als Duplikat erkannt und es besteht die Gefahr, dass du diese Zahlung doppelt verbuchst.

Das Buchen von Ein- und Auszahlungen läuft ähnlich ab. Wenn die Einzahlung eine Rechnung begleichen soll, kannst du den Kunden und die Rechnung angeben. Wenn du nur den Kunden auswählst, aber keine Rechnung, dann wird die Zahlung automatisch einer passenden Rechnung des Kunden zugewiesen.

Beispiel: Buchung einer Zahlung mit Bezug zu einer Rechnung

Wähle die Zahlungsart und Rechnung aus, für die du eine Zahlung buchen möchtest:

Einzahlung buchen - manuell

Beispiel: Guthaben einbuchen

Wenn du ohne Bezug zu einer Rechnung Guthaben einbuchen möchtest, dann wählst du die Funktion "Neue Einzahlung verbuchen" und anschließend musst du nur die KundIn, Zahlungsmethode und Datum auswählen:

Buchhaltung - Bar-Einzahlung buchen

Die Einzahlung wird dann in das Kundenkonto gebucht. Sollten unbezahlte Rechnungen vorhanden sein, dann wird der eingebuchte Betrag verwendet, um die offenen Rechnungen zu begleichen. Wenn keine Rechnungen vorhanden sind, oder mehr eingezahlt wurde, als offen war, dann wird für die KundIn ein Guthaben aufgebaut. Das Guthaben wird dann automatisch bei der nächsten Rechnung berücksichtigt und begleicht diese.

B) Einzahlung: Abgleichen mit CAMT-Datei

CAMT-Dateien sind standardisierte elektronische Kontoauszüge. Diese erhältst du mit den Dateiendungen xml oder als zip im Onlinebanking deiner Bank oder deiner Bankingsoftware. Sie können im FrachtPilot importiert werden, um einfach Überweisungen deiner KundInnen in das System zu übertragen und deine offenen Posten auf dem aktuellen Stand zu halten.

1) CAMT-Datei einlesen

Als Erstes musst du die CAMT-Datei aus deinem Online-Banking oder deiner Banking-Software exportieren. Wie das geht, erfährst du bei deiner Bank.

Die CAMT-Datei wird dir von deiner Bank entweder in den Formaten XML oder ZIP zur Verfügung gestellt.

vorsicht

CAMT-Dateien im CSV-Format können nicht importiert werden. Wenn du eine CAMT-Datei im CSV-Format hochlädst, dann wird dir eine Fehlermeldung angezeigt.

Im FrachtPilot findest du den CAMT-Import unter Rechnungen > Aktionen > CAMT-Datei hochladen.

Buchhaltung - Kontenabgleich CAMT Datei hochladen

Lade hier die CAMT-Datei hoch und wähle aus, zu welchem Konto die Datei gehört.

Buchhaltung - CAMT Datei Upload-Maske

Hinweise zum CAMT-Import

Hinweise
  • Exportiere nur final gebuchte Zahlungen aus deinem Onlinebanking. Noch Zahlungen solltest du nicht importieren, um ein doppeltes Einlesen nach der finalen Wertstellung zu vermeiden.
  • Wenn deine Bank die SEPA-Lastschriften nur als Sammelbuchung ausweist, dann kannst du deine Bank bitten die Zahlungen für zukünftige Exporte einzeln zu exportieren.

2) Transaktionen zuweisen

Im nächsten Schritt werden die Überweisungen aus der CAMT-Datei mit Rechnungen oder Kunden im FrachtPilot verknüpft. Hierfür ist es wichtig, dass die jeweilige Bestellung bereits abgeschlossen ist und schon eine Rechnung erstellt wurde.

2)a) Automatische Zuweisung

Wenn in der Überweisung vom Kunden die Rechnungsnummer als Verwendungszweck angegeben wurde, dann wird die entsprechende Rechnung automatisch zugewiesen, wie im Bild unten zu sehen.

Wichtig:

Erst wenn du rechts auf den grünen Haken klickst, wird die Zahlung verbucht! Du kannst auch "Passende automatisch buchen" wählen. Dann werden alle automatisch zugewiesenen Zahlungen verbucht.

Buchhaltung - Transaktionen zuweisen

2)b) selbst zuweisen

In manchen Fällen wird es nötig sein, Zahlungen selbst zuzuweisen. Im Beispiel hat sich der Kunde vertippt und einen zusätzlichen Buchstaben zur Rechnungsnummer hinzugefügt.

  • Im Feld "Rechnung" kannst du nun nach der Rechnungsnummer, Namen oder Kundennummer suchen.
  • Alternativ kannst du auch im Feld daneben den Kunden suchen. Dann wird der Betrag dem Kundenkonto zugewiesen und mit offenen Beträgen verrechnet. Es werden zuerst die ältesten Rechnungen Rechnungsbetrag ausgeglichen.
  • Die Suche nach der Rechnung oder dem musst du hier mit der Eingabe-/Entertaste starten.
  • Denke daran, die Buchung anschließend mit dem grünen Häkchen rechts zu bestätigen.

Mit einer Splitbuchung kannst du außerdem die Zahlung auf mehrere Rechnungen oder das Kundenkonto verteilen.

Buchhaltung - Splitbuchung zuweisen

Mögliche Fälle der Zahlungszuweisung beim CAMT-Import

Zuviel Geld überwiesen

Der Rechnungsbetrag ist 8,85 €, jedoch hat der Kunde 9,80 € überwiesen. In diesem Fall kann der restliche Betrag im FrachtPilot dem Kunden als Guthaben gutgeschrieben werden.

Buchhaltung - zuviel überwiesen

Hierfür wird in der leeren Zeile mit den 0,95 € der Kunde im Feld "Kunde/Rechnungsempfänger" gesucht und ausgewählt. Anschließend wird die Zuweisung durch Klicken auf den grünen Haken gebucht.

Buchhaltung - zuviel überwiesen

Schlussendlich erhält der Kunde somit ein Guthaben. Dieses kannst du auf der rechten Seite des Kundenprofils einsehen.

Buchhaltung - Kundenguthaben

  • Falls noch Rechnungen des Kunden offen sind und das Guthaben zum Begleichen einer Rechnung ausreicht, wird die Rechnung automatisch beglichen.
  • Eine Übersicht der Zuweisung von Zahlungen zu Rechnungen erhältst du in der Zahlungsübersicht (erreichbar über die Verwaltungsübersicht).

Zu wenig Geld überwiesen

Hier hat die Kundin zu wenig gezahlt (erkennbar an dem gelben X in der Mitte). Die Rechnung kann trotzdem gebucht werden. Jedoch wird die Rechnung nicht vollständig beglichen und eine weitere Zahlung ist nötig.

Buchhaltung - zuwenig überwiesen

Rechnungsbetrag bereits beglichen

Obwohl die gleiche Rechnung aus dem Verwendungszweck im System zu finden ist, wird sie nicht automatisch zugewiesen. Die Rechnung wurde nämlich schon beglichen. In diesem Fall kann der Betrag wieder dem Guthaben der Kundin zugewiesen werden.

Buchhaltung - Rechnungsbetrag bereits beglichen

Splitbuchung: Eine CAMT Zahlung auf mehrere Rechnungen aufteilen

Hier will die Kundin zwei Rechnungen mit einer Zahlung begleichen. Beide Rechnungsnummern sind im Verwendungszweck zu finden und wurden automatisch zugewiesen.

Wenn die Rechnungen nicht automatisch gefunden werden, kann der Zahlungsbetrag mithilfe einer Splitbuchung manuell mehreren Rechnungen zugewiesen werden.

Buchhaltung - Splittbuchung

Im folgenden Beispiel hat die Kundin 9,50 € überwiesen. Diesen Betrag möchten wir verwenden, um eine Rechnung zu begleichen und den restlichen Betrag dem Kunden-Guthaben gutzuschreiben.

Buchhaltung - Splittbuchung

Durch Klicken auf "Splitbuchung" wird nun ein weiteres Feld hinzugefügt. Im ersten Feld wird die Rechnung ausgewählt und im zweiten Feld das Kunden-Konto, um dort das restliche Guthaben gutzuschreiben. Durch Klicken auf den grünen Haken wird die Buchung bestätigt.

Buchhaltung - Splittbuchung

Vorsicht!

Bei einer Überweisung können maximal 300 Rechnungen in einer Splitbuchung auf einmal gebucht werden.

Virtuelle Zahlung

Eine virtuelle Zahlung bzw. virtuelle Verrechnungen sind keine "echten" Zahlungen. Wenn zum Beispiel ein Kunde 20 € einzahlt und noch zwei Rechnungen mit je 5 € offen sind, dann werden die beiden Rechnungen virtuell verrechnet.

Von den 20 € Guthaben werden zweimal 5 € abgezogen, um die beiden offenen Rechnungen zu begleichen. Da keine Zahlung außerhalb des Systems stattgefunden hat, ist es eine virtuelle Verrechnung.