Einzahlung
Rechnung direkt begleichen
Sobald die Zahlung des Kunden eingetroffen ist, kann sie verbucht werden.
- Gehe in der Leiste links auf Rechnungen .
- Gehe in der Rechnungs-Übersicht rechts neben einer Rechnung auf den dunkelblauen Pfeil .
- Hier kann nun der Zahlungsbetrag eingeben werden. Informationen zu den Feldern sind im Bild unten abgebildet.
Detaillierte Informationen zur Erstellung von Rechnungen erhältst du hier: Rechnungen erstellen, versenden, begleichen und stornieren
A) Einzahlung: manuell buchen
Das Buchen von Ein- und Auszahlungen läuft ähnlich ab. Wenn die Einzahlung eine Rechnung begleichen soll, kannst du den Kunden und die Rechnung angeben. Wenn du nur den Kunden auswählst, aber keine Rechnung, dann wird die Zahlung automatisch einer passenden Rechnung des Kunden zugewiesen.
Beispiel: Guthaben einbuchen
Ein Guthaben auf das Kundenkonto einer Kundin oder eines Kunden ist wie folgt einzubuchen (alternativer Klickpfad):
Verwaltungsübersicht > Zahlungen
Im Menü Zahlungen unter dem Button "Aktionen" die Funktion "Neue Einzahlung buchen" ausführen:
In dem sich öffnenden Fenster mit entsprechender Auswahl die Einzahlung buchen:
B) Einzahlung: Abgleichen mit CAMT-Datei
CAMT-Dateien sind standardisierte elektronische Kontoauszüge. Diese erhältst du mit den Dateiendungen xml oder als zip im Onlinebanking deiner Bank oder deiner Bankingsoftware. Sie können im FrachtPilot importiert werden, um einfach Überweisungen deiner KundInnen in das System zu übertragen und deine offene Posten auf dem aktuellen Stand zu halten.
1) CAMT-Datei einlesen
Als Erstes musst du die CAMT-Datei aus deinem Online-Banking oder deiner Banking-Software exportieren. Wie das geht, erfährst du bei deiner Bank.
Die CAMT-Datei wird dir von deiner Bank entweder in den Formaten XML oder ZIP zur Verfügung gestellt.
CAMT-Dateien im CSV-Format können nicht importiert werden. Wenn du eine CAMT-Datei im CSV-Format hochlädst, dann wird dir eine Fehlermeldung angezeigt.
Im FrachtPilot findest du den CAMT-Import unter Rechnungen > Aktionen > CAMT-Datei hochladen.
Lade hier die CAMT-Datei hoch und wähle aus, zu welchem Konto die Datei gehört.
Hinweise zum CAMT-Import
- Exportiere nur final gebuchte Zahlungen aus deinem Onlinebanking. Noch Zahlungen solltest du nicht importieren, um ein doppeltes Einlesen nach der finalen Wertstellung zu vermeiden.
- Wenn deine Bank die SEPA-Lastschriften nur als Sammelbuchung ausweist, dann kannst du deine Bank bitten die Zahlungen für zukünftige Exporte einzeln zu exportieren.
2) Transaktionen zuweisen
Im nächsten Schritt werden die Überweisungen aus der CAMT-Datei mit Rechnungen oder Kunden im FrachtPilot verknüpft. Hierfür ist es wichtig, dass die jeweilige Bestellung bereits abgeschlossen ist und schon eine Rechnung erstellt wurde.
2)a) Automatische Zuweisung
Wenn in der Überweisung vom Kunden die Rechnungsnummer als Verwendungszweck angegeben wurde, dann wird die entsprechende Rechnung automatisch zu gewiesen, wie im Bild unten zu sehen.
Erst wenn du rechts auf den grünen Haken klickst, wird die Zahlung verbucht! Du kannst auch "Passende automatisch buchen" wählen. Dann werden alle automatisch zugewiesenen Zahlungen verbucht.
2)b) selbst zuweisen
In manchen Fällen wird es nötig sein, Zahlungen selbst zuzuweisen. Im Beispiel hat sich der Kunde vertippt und einen zusätzlichen Buchstaben zur Rechnungsnummer hinzugefügt.
- Im Feld "Rechnung" kannst du nun nach der Rechnungsnummer, Namen oder Kundennummer suchen.
- Alternativ kannst du auch im Feld daneben den Kunden suchen. Dann wird der Betrag dem Kundenkonto zugewiesen und mit offenen Beträgen verrechnet. Es werden zuerst die ältesten Rechnungen Rechnungsbetrag ausgeglichen.
- Die Suche nach der Rechnung oder dem musst du hier mit der Eingabe-/Entertaste starten.
- Denke daran, die Buchung anschließend mit dem grünen Häkchen rechts zu bestätigen.
Mit einer Splitbuchung kannst du außerdem die Zahlung auf mehrere Rechnungen oder das Kundenkonto verteilen.
Mögliche Fälle der Zahlungszuweisung beim CAMT-Import
Zuviel Geld überwiesen
Der Rechnungsbetrag ist 8,85 €, jedoch hat der Kunde 9,80 € überwiesen. In diesem Fall kann der restliche Betrag im FrachtPilot dem Kunden als Guthaben gutgeschrieben werden.
Hierfür wird in der leeren Zeile mit den 0,95 € der Kunde im Feld "Kunde/Rechnungsempfänger" gesucht und ausgewählt. Anschließend wird die Zuweisung durch Klicken auf den grünen Haken gebucht.
Schlussendlich erhält der Kunde somit ein Guthaben. Dieses kannst du auf der rechten Seite des Kundenprofils einsehen.
- Falls noch Rechnungen des Kunden offen sind und das Guthaben zum Begleichen einer Rechnung ausreicht, wird die Rechnung automatisch beglichen.
- Eine Übersicht der Zuweisung von Zahlungen zu Rechnungen erhältst du in der Zahlungsübersicht (erreichbar über die Verwaltungsübersicht).
Zu wenig Geld überwiesen
Hier hat die Kundin zu wenig gezahlt (erkennbar an dem gelben X in der Mitte). Die Rechnung kann trotzdem gebucht werden. Jedoch wird die Rechnung nicht vollständig beglichen und eine weitere Zahlung ist nötig.
Rechnungsbetrag bereits beglichen
Obwohl die gleiche Rechnung aus dem Verwendungszweck im System zu finden ist, wird sie nicht automatisch zugewiesen. Die Rechnung wurde nämlich schon beglichen. In diesem Fall kann der Betrag wieder dem Guthaben der Kundin zugewiesen werden.
Splitbuchung: Eine CAMT Zahlung auf mehrere Rechnungen aufteilen
Hier will die Kundin zwei Rechnungen mit einer Zahlung begleichen. Beide Rechnungsnummern sind im Verwendungszweck zu finden und wurden automatisch zugewiesen.
Wenn die Rechnungen nicht automatisch gefunden werden, kann der Zahlungsbetrag mithilfe einer Splitbuchung manuell mehreren Rechnungen zugewiesen werden.
Im folgenden Beispiel hat die Kundin 9,50 € überwiesen. Diesen Betrag möchten wir verwenden, um eine Rechnung zu begleichen und den restlichen Betrag dem Kunden-Guthaben gutzuschreiben.
Durch Klicken auf "Splitbuchung" wird nun ein weiteres Feld hinzugefügt. Im ersten Feld wird die Rechnung ausgewählt und im zweiten Feld das Kunden-Konto, um dort das restliche Guthaben gutzuschreiben. Durch Klicken auf den grünen Haken wird die Buchung bestätigt.
Bei einer Überweisung können maximal 300 Rechnungen in einer Splitbuchung auf einmal gebucht werden.
Virtuelle Zahlung
Eine virtuelle Zahlung bzw. virtuelle Verrechnungen sind keine "echten" Zahlungen. Wenn zum Beispiel ein Kunde 20€ einzahlt und noch zwei Rechnungen mit je 5€ offen sind, dann werden die beiden Rechnungen virtuell verrechnet.
Von den 20€ Guthaben werden zweimal 5€ abgezogen, um die beiden offenen Rechnungen zu begleichen. Da keine Zahlung außerhalb des Systems stattgefunden hat, ist es eine virtuelle Verrechnung.