Überblick
In den Firmenstammdaten von FrachtPilot pflegst du alle grundlegenden Informationen zu deinem Betrieb – von Firmenadresse und Benutzerverwaltung über Kunden-, Produkt- und Lieferantendaten bis hin zu Buchhaltung, Fahrzeugen und Feiertagen. Stammdaten sind Daten, die sich nur selten ändern und die Basis für alle weiteren Funktionen in FrachtPilot bilden.
Firmenprofil
Im Firmenprofil hinterlegst du die zentralen Angaben zu deinem Betrieb: Firmenname, Inhaber*in, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Webseite. Diese Daten werden über Textbausteine automatisch in Dokumenten wie Rechnungen und Lieferscheinen verwendet.
Benutzereinstellungen
Schütze dein FrachtPilot-Konto mit Multi-Faktor-Authentisierung. Du kannst zwischen verschiedenen Verfahren wählen – per E-Mail, SMS, Google Authenticator oder Zahlenfeld.
➡ Mehr zu Benutzereinstellungen
Kunden-Stammdaten
Für jeden deiner Kunden wird in FrachtPilot ein eigenes Profil erstellt. Jeder Kunde muss außerdem einer Kundengruppe zugeordnet werden – so lassen sich z. B. Preis- oder Produktanpassungen gezielt für bestimmte Gruppen wie Supermärkte, Haushalte oder Restaurants vornehmen.
- Kundengruppen – Fasse Kund*innen in Gruppen zusammen und steuere darüber Preise, Produktverfügbarkeit und weitere Einstellungen.
- Kunden anlegen & konfigurieren – Lege neue Kund*innen an und passe pro Kunde individuelle Einstellungen an, z. B. unterschiedliche Preise für Privat- und Geschäftskunden.
- Kundenfilter – Suche gezielt nach bestimmten Kund*innen oder Kundengruppen und schließe einzelne Kunden bei Bedarf von der Suche aus. Die Filter sind auch für den Versand von Massen-E-Mails wie Newslettern nützlich.
➡ Kundengruppen anlegen ➡ Kunden anlegen ➡ Kundeneinstellungen & Produktüberschreibungen ➡ Kundenfilter
Produkt-Stammdaten
In den Produktstammdaten legst du deine Produkte in FrachtPilot an und konfigurierst sie. Du kannst Preise und Produktverfügbarkeiten festlegen und diese bei Bedarf für bestimmte Kundengruppen oder einzelne Kund*innen überschreiben.
Buchhaltung & Steuern
FrachtPilot bietet dir umfangreiche Einstellungen für die buchhalterische Abwicklung deines Betriebs:
- Steuerdaten – Verwalte deine Umsatzsteuersätze, bereite USt-Satz-Wechsel vor und hinterlege deine USt-IdNr. sowie eine interne E-Mail-Adresse für den automatischen Rechnungsversand an deine Buchhaltung.
- Kontenrahmen – Bilde deinen Kontenrahmen in FrachtPilot ab mit Bestands-, Bank-, Kassen-, Debitoren-, Ertrags- und Aufwandskonten. Debitorenkonten lassen sich pro Kunde, Kundengruppe oder automatisch anlegen.
- SEPA & Bankdaten – Hinterlege deine IBAN, BIC und SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer für den Lastschrifteinzug. FrachtPilot unterstützt dich auch beim Wechsel deiner Bankverbindung.
- Zahlungsarten – Gib Zahlungsarten wie Überweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal oder Barzahlung frei und konfiguriere sie pro Versandart oder pro Kunde.
➡ Steuerdaten ➡ Kontenrahmen ➡ SEPA & Bankdaten ➡ Zahlungsarten
Lieferanten
Lege deine Lieferanten in FrachtPilot an und automatisiere deine Warenbestellungen. Du kannst jedem Lieferanten gezielt Produkte und Kund*innen zuweisen – z. B. nach Depot oder Liefergebiet – und festlegen, wann Bestellungen automatisch generiert und per E-Mail versendet werden. So stellst du sicher, dass jeder Lieferant rechtzeitig die richtigen Bestellmengen erhält.
Mitarbeiter & Personalmanagement
Lege Benutzerkonten für deine Mitarbeitenden an und steuere über Rollen und Berechtigungen, auf welche Bereiche von FrachtPilot sie zugreifen können. FrachtPilot bietet vordefinierte Rollen wie Admin, Buchhalter, Kundenbetreuer, Fahrer, Kommissionierer und weitere – jede mit abgestuften Lese- und Schreibrechten.
➡ Mitarbeiter anlegen ➡ Rollen & Zugriffsberechtigungen
E-Mail-Konfiguration
Konfiguriere den E-Mail-Versand aus FrachtPilot und stelle sicher, dass deine E-Mails zuverlässig bei Kund*innen und Lieferant*innen ankommen. FrachtPilot unterstützt dich außerdem beim Verständnis und der Behebung von Zustellbarkeitsproblemen wie Bounce-Nachrichten sowie bei der Einrichtung von SPF, DKIM und DMARC.
➡ Mehr zur E-Mail-Konfiguration ➡ E-Mail-Zustellbarkeitsprobleme verstehen und beheben
Fahrzeug-Stammdaten
Damit Touren in FrachtPilot geplant und durchgeführt werden können, müssen die verwendeten Fahrzeuge mit ihren Eigenschaften hinterlegt werden – darunter Fahrzeugklasse, Ladekapazität sowie Be- und Entladezeiten.
Sondertage
Mit Sondertagen steuerst du, wann in FrachtPilot bestellt und geliefert werden kann:
- Außerordentliche Liefertage – Ermögliche Bestellungen an Tagen, an denen du normalerweise nicht lieferst.
- Feiertage – Definiere abweichende Konditionen für Feiertage, z. B. bei Produktverfügbarkeit, Preisen oder Lieferpauschalen. Gesetzliche Feiertage werden automatisch für dein Bundesland gepflegt.
- Betriebsferien – Sperre die Bestellannahme für den Zeitraum deines Urlaubs. Dauerbestellungen werden in diesem Zeitraum ausgesetzt.
Schlüssel-Wert-Paare
Schlüssel-Wert-Paare ermöglichen es dir, individuelle Felder an Firmenprofilen, Kunden, Produkten, Gruppen und Lieferanten anzulegen. Damit kannst du Informationen erfassen, die in der Standard-Datenstruktur kein eigenes Eingabefeld haben – z. B. Zertifizierungsnummern, Erzeugercodes oder individuelle Kommissionierungshinweise. Die gespeicherten Werte lassen sich automatisch auf Dokumenten wie Lieferscheinen, Packlisten oder Rechnungen ausgeben.