E-Mail / Warteschlange
Konfiguration E-Mail / SMTP-Server
- Ohne SMTP-Serverkonfiguration werden die E-Mails von noreply@frachtpilot.de mit einer automatisch generierten Signatur zu deinem Betrieb verschickt. Damit deine KundInnen die E-Mails besser zuordnen können, musst du deine E-Mail-Adresse als Absender konfigurieren.
- Für die Einrichtung benötigst du die Zugangsdaten und Konfiguration für deinen SMTP-Server. Falls du diese nicht hast, wende dich bitte an deine IT-Administration.
Damit Lieferscheine, Rechnungen u. Ä. an Kunden von deiner E-Mail-Adresse gesendet werden, muss zunächst ein E-Mail-Konto in FrachtPilot eingerichtet werden.
Gebe nun hier deine Daten für den SMTP-Server, Verschlüsselung, SMTP-Port, Absender-E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort ein.
- Teste mit dem Button E-Mail-Einstellungen testen, ob der E-Mail-Versand auch wirklich funktioniert.
- Als E-Mail-Adresse für den Test ist in dem Feld daneben immer die E-Mail-Adresse des gerade angemeldeten Benutzers voreingestellt. Du kannst die Test-E-Mail-Adresse aber auch ändern, um den Test an eine andere E-Mail-Adresse zu senden. Diese Änderung wird nicht gespeichert, sondern nur für den Test verwendet.
- Wenn du eine Erfolgsmeldung siehst, dann vergiss nicht den Button "Einstellungen speichern" anzuklicken.
- Wenn du das Passwort deiner E-Mail-Adresse änderst, dann vergiss nicht, das neue Passwort auch in FrachtPilot zu hinterlegen.
Signatur
Es ist wichtig, dass du die richtigen Angaben für dein Unternehmen in die Signatur aufnimmst, da es für Unternehmen Pflichtangaben gibt. Hier findest du Hinweise, zu den Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Angezeigter Absender
- Unter Absender-E-Mail-Adresse trägst du die E-Mail-Adresse ein, die als Absender in den E-Mails an deine KundInnen erscheinen soll. Diese kann identisch zum Benutzernamen sein, muss es aber nicht. Wichtig ist, dass der E-Mail-Server die E-Mail-Adresse als Absender akzeptiert.
- Den angezeigten Namen kannst du im Firmenprofil unter Vollständiger Name eintragen. Dieser Name wird in den E-Mail-Programmen deiner KundInnen angezeigt.
E-Mail-Betreff-Präfix
Das E-Mail-Betreff-Präfix wird dem Betreff jeder deiner E-Mails vorangestellt. Wenn du hier "[Mein Lieferdienst]" einträgst, dann wird der E-Mail-Betreff der Shop-E-Mails an deine Kundinnen mit [Mein Lieferdienst] beginnen.
Trage hier bitte nicht so etwas wie "Rechnung" ein, da dies sonst bei jeder E-Mail am Anfang des Betreffs erscheint.
E-Mail-Limit pro Stapel
E-Mail-Limit pro Stapel: Legt fest, wie viele E-Mails pro Minute durch die E-Mail-Warteschlange verschickt werden. Lege das Limit hier so fest, dass es zu den Limits deines Mailanbieters passt. Falls das Limit zu hoch gestellt ist, dann kann es sein, dass dein Anbieter den Versand von E-Mails vorübergehend ablehnt und die E-Mails erst später verschickt werden können. In diesem Fall erhältst du eine Benachrichtigung über Fehler per Mail. Beispiele für mögliche Fehlermeldungen findest du hier
Wenn dein Hoster ein Limit hat, dann kannst du mit der Einstellung "E-Mail-Limit pro Stapel", dich an dieses Limit anpassen. Die E-Mail-Warteschlange wird einmal pro Minute ausgelöst und verschickt dann so viele E-Mails, wie mit diesem Parameter vorgegeben sind. Der Standardwert ist 50 E-Mails pro Stapel.
Es kann sein, dass dein Hoster ein niedriges Limit hat und 50 E-Mails pro Minute zu viel ist. Dann solltest du die Anzahl der E-Mails pro Stapel reduzieren. 50 E-Mails pro Stapel entspricht 3.000 E-Mails pro Stunde oder 72.000 E-Mails pro Tag.
Du solltest als Limit pro Stapel einen niedrigeren Wert wählen, wenn du häufig beim Versand von Massen-E-Mails Fehlermeldungen aufgrund der Drosselung erhältst. Pauschal lässt sich aber keine Empfehlung für den Parameter geben, da der optimale Wert von den genauen Regeln deines Hosters abhängt. Leider sind die Regelungen oft nicht transparent. Wenn du Probleme hier hast, dann reduziere den Versand pro Stapel und schau, ob die Fehlermeldung dann noch auftritt.
Prüfung auf Spam-Verdacht
Um zu testen, ob deine E-Mail-Adresse bzw. dein E-Mail-Server von dem Empfänger potenziell als Spam angesehen wird, kannst du folgende Webseite nutzen: Mail-Tester.
Welche E-Mail als Spam gewertet wird oder nicht, wird durch unterschiedliche Einstellungen / Kriterien bestimmt. FrachtPilot hat keinen Einfluss auf die jeweiligen Einstellungen / Kriterien. Denn FrachtPilot verschickt deine E-Mails nur an deinen E-Mail-Server.
E-Mail Warteschlange
Du erhältst eine Übersicht über alle versendeten E-Mails in der E-Mail-Warteschlange. Dort kannst du überprüfen, ob E-Mails erfolgreich gesendet wurden.
Du kannst die E-Mails nach Datum, Status oder im Volltext durchsuchen. In der Suchleiste kannst du einfach eine E-Mail-Adresse oder den Namen des Kunden eingeben, um die entsprechenden E-Mails zu finden.
Fehlermeldung beim E-Mail-Versand
Erfolgreich versendete E-Mails werden für zwei Wochen gespeichert. Wenn beim Versand der E-Mails Fehler aufgetreten sind, bleiben diese entweder im Status "in Bearbeitung" oder "Fehler" und werden nicht automatisch nach zwei Wochen gelöscht. Die Fehlermeldungen deines E-Mail-Servers werden auf dem weißen i in dem schwarzen Kreis angezeigt:
Wenn du die Maus darüber hältst, wird dir die Fehlermeldung angezeigt.
Die typische Ursache für Fehler im E-Mail-Versand ist eine fehlerhafte Konfiguration der Zugangsdaten oder die Drosselung des Versands durch deinen Hoster. Viele Webmail-Anbieter beschränken die Anzahl der E-Mails, die du pro Stunde und/oder Tag verschicken kannst. Wenn du zu viele E-Mails verschickst, dann werden alle weiteren E-Mails von deinem E-Mail-Hoster abgelehnt und erst nach Ablauf einer Sperrfrist ist ein erneuter Versand möglich. FrachtPilot stellt im Fehlerfall E-Mails zurück und versucht später erneut den Versand.
Die konkreten Fehlermeldungen unterscheiden sich je nach Mailing-System. Daher kann es sein, dass die Fehlermeldung bei dir etwas anders aussieht.
| Fehlermeldung | Ursache | Behebung |
|---|---|---|
| Expected response code 354 but got code "554", with message "554 5.5.1 Error: no valid recipients" | E-Mail-Adresse falsch | Korrigiere mögliche Tippfehler in der E-Mail-Adresse |
| Failed to authenticate on SMTP server with username "deine E-Mail-Adresse" using 2 possible authenticators. Authenticator LOGIN returned Expected response code 235 but got code "535", with message "535 Authentication credentials invalid". | Benutzername und/oder Passwort falsch | korrigiere deine Zugangsdaten in den FrachtPilot-Einstellungen |
| Expected response code 250 but got an empty response | Limit erreicht / Mail-Versand durch Anbieter (vorübergehend) blockiert | siehe E-Mail-Limit pro Stapel |
| Expected response code 250 but got code "503", with message "503 5.5.1 Error: nested MAIL command" | Limit erreicht / Mail-Versand durch Anbieter (vorübergehend) blockiert | siehe E-Mail-Limit pro Stapel |
| Expected response code 354 but got code "503", with message "503 5.5.0 DATA: Data command rejected: Improper use of SMTP command pipelining" | Limit erreicht / Mail-Versand durch Anbieter (vorübergehend) blockiert | siehe E-Mail-Limit pro Stapel |
| Expected response code 250 but got code "451", with message "451-Requested action aborted 451 Mails per session limit exceeded." | Limit erreicht / Mail-Versand durch Anbieter (vorübergehend) blockiert | siehe E-Mail-Limit pro Stapel |
Sendungswiederholungen
Die E-Mail-Warteschlange in FrachtPilot kann mit Fehlern im Versand umgehen und versucht nicht verschickte E-Mails später erneut zu versenden. Innerhalb von 24 Stunden wird versucht, jede E-Mail bis zu 10 Mal zu verschicken. Nach 10 Versuchen endet die E-Mail im Status "Fehler". Wenn es insgesamt 10 Fehlversuche über alle E-Mails gab, erhältst du eine E-Mail-Nachricht von FrachtPilot mit der Fehlermeldung, damit du weißt, dass der E-Mail-Versand gerade durch eine Fehlkonfiguration oder eine Drosselung deines E-Mail-Anbieters nicht funktioniert. Auf diese Fehler haben wir aber keinen Einfluss, sondern entweder musst du deine Zugangsdaten korrigieren oder um eine Anhebung des Limits bei deinem Anbieter bitten.
Versandprioritäten
Damit wichtige E-Mails bevorzugt behandelt werden, hat jeder E-Mail-Typ eine zugewiesene Priorität, damit je nach Zweck der E-Mail wichtige E-Mails zeitnah verschickt und nicht von weniger wichtigen E-Mails blockiert werden. Folgende Prioritäten werden angewendet:
| E-Mail-Typ | Priorität |
|---|---|
| Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungserinnerungen | Priorität des KundenStandard: Normal |
| Willkommens-Mail | Höchste/Sofort |
| Passwort-vergessen | Höchste/Sofort |
| One-Time-Password | Höchste/Sofort |
| Kundenbestätigung/-ablehnung | Höchste/Sofort |
| Lieferant | Normal |
| Massen-E-Mail | Niedrigste |
Wenn du also gerade einen Newsletter als Massen-E-Mail mit 300 EmpfängerInnen verschickt hast, dann sind diese E-Mails in der Warteschlange und werden nacheinander abgearbeitet und verschickt. Wenn jetzt sich eine KundIn im Shop neu anmeldet, dann wird diese Shop-E-Mail sofort verschickt und nicht erst in die Warteschlange gelegt. Lieferscheine und Rechnungen werden jedoch in die Warteschlange gelegt, aber in jedem Stapel vor den Massen-E-Mails verschickt.