E-Mail-Zustellbarkeitsprobleme: Bounce-Nachrichten verstehen und beheben
Einführung in E-Mail-Zustellbarkeitsprobleme
E-Mail-Zustellbarkeitsprobleme treten auf, wenn eine gesendete E-Mail ihren beabsichtigten Empfänger nicht erreicht. Stattdessen wird eine Fehlermeldung – eine sogenannte "Bounce-Nachricht" – an den Absender zurückgesendet, die Informationen darüber enthält, warum die Zustellung fehlgeschlagen ist.
Hinweis: Informationen zur grundlegenden Konfiguration von E-Mail-Einstellungen in FrachtPilot findest du im Artikel E-Mail / Warteschlange.
Warum sind Zustellbarkeitsprobleme wichtig?
Für Unternehmen sind hohe Zustellraten aus mehreren Gründen entscheidend:
- Kundenkommunikation: Wichtige Informationen wie Bestellbestätigungen, Rechnungen oder Support-Antworten müssen zuverlässig ankommen
- Marketing-Effektivität: E-Mail-Kampagnen sind nur wirksam, wenn sie die Zielgruppe erreichen
- Reputation: Hohe Bounce-Raten können den Ruf deiner Domain als Absender schädigen
- Ressourceneffizienz: Nicht zugestellte E-Mails bedeuten verschwendete Zeit und Ressourcen
Bounce-Nachrichten verstehen
Definition: Hard Bounces vs. Soft Bounces
Bounce-Nachrichten werden in zwei Hauptkategorien unterteilt:
Hard Bounces
Ein Hard Bounce ist ein permanentes Zustellungsproblem. Die E-Mail wird nicht zugestellt und wird auch in Zukunft nicht zustellbar sein, ohne dass eine Änderung vorgenommen wird.
Typische Ursachen für Hard Bounces:
- Nicht existierende E-Mail-Adresse
- Nicht existierende Domain
- Server blockiert dauerhaft E-Mails von deiner Domain
Soft Bounces
Ein Soft Bounce ist ein temporäres Zustellungsproblem. Die E-Mail konnte aktuell nicht zugestellt werden, aber ein erneuter Versuch könnte erfolgreich sein.
Typische Ursachen für Soft Bounces:
- Postfach des Empfängers ist voll
- Empfängerserver ist vorübergehend nicht erreichbar
- E-Mail ist zu groß
- Temporäre Blockierung durch Anti-Spam-Maßnahmen
Wie Bounce-Nachrichten technisch funktionieren
Wenn ein E-Mail-Server eine E-Mail nicht zustellen kann, generiert er eine Bounce-Nachricht, die an die im SMTP-Protokoll definierte Return-Path-Adresse (auch bekannt als Envelope-From oder MAIL FROM) zurückgesendet wird. Diese Adresse kann sich von der im "Von"-Feld der E-Mail angezeigten Adresse unterscheiden.
MAIL FROM: <bounce@example.com>
RCPT TO: <empfaenger@domain.de>
Die Bounce-Nachricht enthält in der Regel:
- Einen Statuscode (z.B. 5.1.1)
- Eine menschenlesbare Fehlerbeschreibung
- Technische Details zum Fehler
- Oft einen Teil der ursprünglichen Nachricht als Referenz
Wie man Bounce-Benachrichtigungen identifiziert und analysiert
Bounce-Nachrichten können auf verschiedene Weise identifiziert werden:
- Betreffzeile: Enthält oft Begriffe wie "Undelivered Mail", "Delivery Status Notification", "Mail Delivery Failed" oder "Unzustellbar"
- Absender: Meist vom System generiert, z.B. "MAILER-DAEMON@server.de" oder "postmaster@domain.de"
- Inhalt: Enthält technische Fehlercodes und Erklärungen
Um Bounce-Nachrichten systematisch zu analysieren:
- Richte eine dedizierte E-Mail-Adresse für Bounces ein (z.B. bounces@deinedomain.de)
- Verwende E-Mail-Marketing-Tools mit integrierter Bounce-Analyse
- Kategorisiere Bounces nach Fehlertyp und -ursache
- Verfolge Bounce-Raten im Zeitverlauf
Typische Bounce-Fehlermeldungen und ihre Bedeutung
SMTP-Fehlercodes folgen einem strukturierten Format. Die erste Ziffer gibt die Fehlerkategorie an:
5xx - Permanente Fehler (Hard Bounces)
| Fehlercode | Bedeutung | Mögliche Ursachen | Beispiel-Fehlermeldung |
|---|---|---|---|
| 550 | Postfach nicht gefunden | E-Mail-Adresse existiert nicht, wurde gelöscht oder ist falsch geschrieben | 550 5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist |
| 551 | Benutzer nicht lokal | Falsche Domain für diesen Benutzer | 551 5.1.1 User not local; please try <user@otherdomain.com> |
| 552 | Überschreitung der Speicherquote | Postfach des Empfängers ist voll | 552 5.2.2 The email account that you tried to reach is over quota |
| 553 | Ungültige E-Mail-Adresse | Syntaxfehler in der E-Mail-Adresse | 553 5.1.3 User address required |
| 554 | Transaktion fehlgeschlagen | Nachricht wurde als Spam eingestuft oder enthält Viren | 554 5.7.1 Message rejected as spam |
4xx - Temporäre Fehler (Soft Bounces)
| Fehlercode | Bedeutung | Mögliche Ursachen | Beispiel-Fehlermeldung |
|---|---|---|---|
| 421 | Service nicht verfügbar | Server überlastet oder temporär nicht erreichbar | 421 4.3.0 Service unavailable - try again later |
| 450 | Aktion nicht ausgeführt | Postfach vorübergehend nicht verfügbar | 450 4.2.1 The user you are trying to contact is receiving mail too quickly |
| 451 | Aktion abgebrochen | Lokaler Fehler bei der Verarbeitung | 451 4.3.0 Mail system temporarily unavailable |
| 452 | Nicht genügend Systemspeicher | Server hat Kapazitätsprobleme | 452 4.2.2 The email account that you tried to reach is over quota temporarily |
Spezifische Fehlermeldungen und ihre Interpretation
Authentifizierungsprobleme
535 5.7.8 Authentication credentials invalid
Bedeutung: Die SMTP-Authentifizierungsdaten (Benutzername/Passwort) sind falsch.
Blockierung durch Spamfilter
554 5.7.1 Your access to this mail system has been rejected due to the sending MTA's poor reputation
Bedeutung: Der Empfängerserver hat die E-Mail aufgrund einer schlechten Reputation deines Servers abgelehnt.
Ratenbegrenzung
451 4.4.2 Timeout - closing connection. Mails per session limit exceeded
Bedeutung: Du hast zu viele E-Mails in kurzer Zeit gesendet und eine Ratenbegrenzung erreicht.
Best Practices für E-Mail-Zustellbarkeit
SPF (Sender Policy Framework)
SPF definiert, welche Server berechtigt sind, E-Mails für deine Domain zu versenden.
Beispiel für einen SPF-Record:
v=spf1 ip4:192.168.1.1 include:_spf.google.com include:spf.protection.outlook.com -all
Implementierung:
- Erstelle einen TXT-Record für deine Domain
- Liste alle IP-Adressen und Dienste auf, die E-Mails senden dürfen
- Beende mit
-all(strikt) oder~all(weich)
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM fügt eine digitale Signatur zu deinen E-Mails hinzu, die bestätigt, dass die Nachricht tatsächlich von deiner Domain stammt und während der Übertragung nicht verändert wurde.
Beispiel für einen DKIM-Record:
v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrLHiExVd55zd/IQ/J...
Implementierung:
- Generiere ein öffentliches/privates Schlüsselpaar
- Konfiguriere deinen E-Mail-Server mit dem privaten Schlüssel
- Veröffentliche den öffentlichen Schlüssel als TXT-Record
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
DMARC definiert, wie E-Mail-Empfänger mit E-Mails umgehen sollen, die SPF- oder DKIM-Prüfungen nicht bestehen.
Beispiel für einen DMARC-Record:
v=DMARC1; p=quarantine; sp=reject; pct=100; rua=mailto:dmarc-reports@example.com
Implementierung:
- Stelle sicher, dass SPF und DKIM korrekt konfiguriert sind
- Erstelle einen TXT-Record für
_dmarc.deinedomain.de - Beginne mit einer lockeren Richtlinie (
p=none) und verschärfe sie schrittweise
Weiterführende Ressourcen
Tools zur Überprüfung der E-Mail-Zustellbarkeit
| Tool | Beschreibung | Link |
|---|---|---|
| Mail-Tester | Überprüft E-Mails auf Spam-Faktoren und Zustellbarkeitsprobleme (auch in E-Mail-Konfiguration erwähnt) | mail-tester.com |
| MXToolbox | Umfassende Diagnosetools für E-Mail-Server und Konfigurationen | mxtoolbox.com |
| DMARC Analyzer | Analyse und Reporting für DMARC, SPF und DKIM | dmarcanalyzer.com |
| GlockApps | Testet Zustellbarkeit bei verschiedenen E-Mail-Anbietern | glockapps.com |
| Postmaster Tools | Einblicke in die Zustellbarkeit bei großen E-Mail-Anbietern | Google Postmaster Tools |