Erstellung
Rechnungen können automatisch zum festgelegten Abrechnungsintervall erstellt werden. Du kannst einen Rechnungslauf aber auch selbst starten.
Rechnungslauf starten
- Klicke in der Leiste links auf Rechnungen.
- Klicke in der Rechnungs-Übersicht rechts auf Aktionen und dann auf Neue Rechnungen erstellen:
-
Wähle aus, für welche Kunden, welche Rahmentour oder welchen Lieferzeitraum die Rechnungen erstellt werden sollen. Wenn ein - in dem Auswahlfeld angezeigt wird, dann werden alle Kunden ausgewählt, auf die die restlichen Werte zutreffen.
-
Bestätige mit Neue Rechnung erstellen.
Erläuterung der Optionen:
| Option | Erläuterung |
|---|---|
| Kundengruppe, Kunde oder Rahmentour | Wenn du bei diesen Auswahlboxen die Auswahl auf "-" lässt, werden alle Kunden ausgewählt. |
| Sammelrechnungen einbeziehen | Hier kannst du auswählen, welche Sammelrechnungen mit dem Abrechnungsintervall des Kunden ausgeführt werden sollen. Um Kunden abzurechnen, die wöchentlich abgerechnet werden, musst du den Haken hier setzen. |
| Rechnungsdatum | Wenn du hier kein Datum auswählst, dann wird bei Sammelrechnungen das Datum des Endes des Abrechnungszeitraums der Rechnung verwendet. Bspw. der 15. und 30. des Monats bei halb-monatlichen Rechnungen. Wenn du ein Datum auswählst, dann wird dieses Datum als Rechnungsdatum verwendet. |
| Automatisch fixieren | Aktiviert: Die Rechnungen werden festgeschrieben und erhalten direkt die Rechnungsnummer. Für Korrekturen können die Rechnungen nur noch storniert werden. Deaktiviert: die Rechnungen werden als vorläufig erstellt und können noch gelöscht werden. |
| Automatisch per E-Mail schicken | Die Rechnung wird nach der Erstellung direkt per E-Mail verschickt. |
Auswahl Abrechnungsintervall
Die Option Sammelrechnung einbeziehen (gemäß folgenden Abrechnungsintervallen) legt fest, welche Kunden für den Rechnungslauf berücksichtigt werden. Beispiel: Wenn du nur Wöchentlich auswählst, dann werden nur Rechnungen für Kunden erzeugt, die auch als Abrechnungsintervall wöchentlich eingestellt haben. Alle anderen werden ignoriert.
Das Abrechnungsintervall für einen Kunden wird auch strikt eingehalten und für den gesamten ausgewählten Lieferzeitraum durchgeführt. Wenn du mit Wöchentlich den Rechnungslauf für einen ganzen Monat startest, werden für jede Woche in dem Monat jeweils die Lieferungen zusammengefasst.
Rechnungsdatum
Für die automatische Rechnungsstellung gibt es Einstellungen für die Wahl des Rechnungsdatums, die auch gelten, wenn du einen Rechnungslauf selbst startest.
Rechnungsdatum bei Sammelrechnungen
Das Rechnungsdatum wird abhängig von dem gewählten Intervall für einen Kunden automatisch gesetzt, sofern du kein Rechnungsdatum im Rechnungslauf vorgibst. Bei Sammelrechnungen wird immer der letzte Tag der Abrechnungsperiode genommen. Bei Monatsrechnungen also bspw. der letzte Tag des Monats oder bei halbmonatlichen Rechnungen der 15. und der letzte Tag des Monats.
Wenn du das Datum für den Rechnungslauf einstellst, wird dein Datum verwendet.
Rechnungsdatum bei Einzelrechnungen
Für Einzelrechnungen kannst du einstellen, ob das Rechnungsdatum gleich dem Lieferdatum sein soll oder ob das Datum der Rechnungsstellung verwendet werden soll. Du kannst dies in den Einstellungen unter Rechnungen konfigurieren.
Rechnungsdatum bei Stornorechnungen
Wenn du Rechnungen korrigierst, muss nachverfolgt werden können, wann die ursprüngliche Rechnung storniert wurde und wann die neue Rechnung geschrieben wurde. Dafür müssen diese Daten in der korrekten Reihenfolge sein. Daher gelten bei Stornorechnungen / korrigierten Rechnungen folgende Regeln:
- Das Rechnungsdatum der Stornorechnung ist der Tag, an dem du sie storniert hast.
- Das Rechnungsdatum der korrigierten Rechnung darf nicht vor dem Tag der Stornorechnung liegen. Daher wird das Datum einer neuen Rechnung, mindestens auf den Tag der Stornorechnung gesetzt.
Wenn das neue Rechnungsdatum gleich dem ursprünglichen Rechnungsdatum sein soll, dann musst du zuerst das Rechnungsdatum der Stornorechnung korrigieren und anschließend das Datum der korrigierten Rechnung.
Rechnungen fixieren
Kurzzusammenfassung
Entweder kannst du direkt bei der Rechnungserstellung die zu schreibenden Rechnungen über die Auswahlbox "Automatisch fixieren" direkt fixieren. Oder du erstellst zunächst in einem Rechnungslauf vorläufige Rechnungen.
Für ein Fixieren von vorläufigen Rechnungen sind:
- die vorläufigen Rechnungen zu stornieren
- die Rechnungen neu zu erzeugen - mit bestätigter Auswahlbox Automatisch fixieren
Einzelschritte
- Klicke in der Leiste links auf Rechnungen.
- Klicke in der Rechnungsübersicht rechts auf Aktionen und dann auf Rechnungen stornieren:
- Wähle aus, für welche Kunden oder welche Kundengruppe die vorläufigen Rechnungen storniert werden sollen. Gib zusätzlich den Zeitraum des Rechnungsdatums an.
Auswahl der Optionen:
- Wenn du bei Kundengruppe, Kunde oder Rahmentour die Auswahl auf - lässt, werden alle Kunden ausgewählt.
- Rechnungsdatum: Wenn du hier kein Datum auswählst, dann wird bei Sammelrechnungen das Datum des Endes des Abrechnungszeitraums der Rechnung verwendet. Bspw. der 15. und 30. des Monats bei halb-monatlichen Rechnungen. Wenn du ein Datum auswählst, dann wird dieses Datum als Rechnungsdatum verwendet.
- Vorläufige einbeziehen: Aktiviert: Es werden nur vorläufige Rechnungen storniert.
- Bestätige mit Rechnungen stornieren
- Erstelle die Rechnungen erneut und aktiviere "automatisch fixieren"
Rechnungen stornieren & Bestellungen korrigieren
Wenn nach der Rechnungsstellung ein Fehler korrigiert werden muss, dann musst du die Rechnung stornieren und nach der Korrektur der Bestellungen neu erzeugen. Die Stornorechnung ist für den Kunden bestimmt und zeigt an, dass die vorherige Rechnung fehlerhaft war und du eine neue erstellst, um den Fehler zu korrigieren. So ist das Vorgehen:
- Die Rechnung stornieren oder löschen, damit du die Stornorechnung erhältst und auch die Bestellung wieder bearbeiten kannst.
- Die Bestellungen bearbeiten und alle Fehler korrigieren. Du kannst Preise und Produkte korrigieren, den Rechnungstyp, Zahlungsart ändern oder einen anderen Rechnungsempfänger auswählen. Such dazu die Bestellung heraus und bearbeite sie und vergiss nicht zu speichern.
- Rechnung neu erstellen. In der Rechnungsliste unter Aktionen wählst du "Neue Rechnungen erstellen" aus und erstellst dann für den Kunden und den korrigierten Zeitraum die Rechnung(en) neu.
Bestellungen für Rechnungen korrigieren
Vorläufige / Nicht-fixierte Rechnung:
- Klick in der Leiste links auf Rechnungen.
- Klick in der Rechnungs-Übersicht rechts neben der Rechnung auf den roten Pfeil und dann auf Vorläufige Rechnung löschen.
- Bearbeite die Bestellung und erstelle dann eine neue Rechnung.
Bereits fixierte Rechnung
- Klick in der Leiste links auf Rechnungen.
- Klick in der Rechnungs-Übersicht rechts neben der Rechnung auf den roten Pfeil und dann auf Rechnung stornieren.
- Bestätige die Stornierung in dem Eingabefeld durch Eingabe von DOIT in das Textfeld.
- Es wird automatisch eine Stornorechnung erstellt, die dem Kunden übermittelt werden kann.
- Bearbeite die Bestellung und erstell eine neue Rechnung.
Zusammengefasst:
Rechnungen mit Status "Vorläufig" können ohne Weiteres gelöscht werden. Bei bereits fixierten Rechnungen muss eine Stornorechnung erstellt werden, bevor die Bestellungen korrigiert werden können:
Rechnung korrigieren: Datum, Adresse und Zahlungsart
Manchmal ist es notwendig, Tippfehler in der Rechnungsadresse zu korrigieren oder die falsche Rechnungsadresse gegen eine richtige Rechnungsadresse auszutauschen. Hierzu musst du die Rechnung aber nicht stornieren!
Wenn du zunächst noch eine neue Rechnungsadresse für den Kunden anlegen musst, dann hilft dir die Seite weiter: Kunden eine abweichende Rechnungsadresse zuweisen
- Bei der Rechnung kannst du mit dem gelben Stift die Rechnungsadresse und das Rechnungsdatum ändern:
- Wenn die Rechnung bereits erteilt/fixiert ist, dann wirst du aufgefordert zu bestätigen, dass du diese Rechnung wirklich ändern möchtest, durch die Eingabe von DOIT:
- In dem darauffolgenden Fenster kannst du nun die richtigen Werte auswählen und dann speichern:
- Nun musst du noch die Rechnung aktualisieren, damit die PDF-Datei mit den korrigierten Daten neu erzeugt wird:
Übermitteln / Erteilung / Versand von Rechnungen
Rechnungen können per E-Mail und per Post übermittelt werden oder in Person übergeben werden.
Per E-Mail
- Klicken Sie in der Leiste links auf Rechnungen.
- Klicken Sie in der Rechnungs-Übersicht rechts neben einer Rechnung auf den blauen Pfeil und dann auf Rechnung per E-Mail schicken. Die Rechnung wird hiermit an den Kunden gesendet.
Per Post
- Klicken Sie in der Leiste links auf Rechnungen.
- Klicken Sie in der Rechnungs-Übersicht rechts neben einer Rechnung auf den blauen Pfeil und dann auf Rechnung für Postversand herunterladen. Hiermit wird die Rechnung heruntergeladen und kann anschließend ausgedruckt und per Post versendet werden.
Persönlich
- Klicken Sie in der Leiste links auf Rechnungen.
- Klicken Sie in der Rechnungs-Übersicht rechts neben einer Rechnung auf den blauen Pfeil und dann auf Rechnung für persönliche Übergabe herunterladen. Hiermit wird die Rechnung heruntergeladen und kann anschließend ausgedruckt und dem Fahrer für eine Tour mitgegeben werden.
FrachtPilot erzeugt die Rechnungen immer erst, sobald die Bestellung abgeschlossen ist.
Beispielsweise Versandart: Lieferung:
Erst bei Auslieferung der Ware und nach der Korrektur der Leergut-Rücknahmen wird frühstens eine Rechnung (Einzelrechnung) erzeugt.
Wenn die Rechnung aber schon gedruckt mit zum Kunden genommen werden soll, dann musst du die Bestellung abschließen. Anschließend kannst du die Rechnung ausdrucken und mit zur Lieferung legen:
Die Bestellung muss hierbei aber als Einzelrechnung eingestellt worden sein, damit direkt eine Rechnung erzeugt wird:
