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Erstellung

Rechnungen können automatisch zum festgelegten Abrechnungsintervall erstellt werden. Du kannst einen Rechnungslauf aber auch selbst starten.

Rechnungslauf starten

  1. Klicke in der Leiste links auf Rechnungen.
  2. Klicke in der Rechnungs-Übersicht rechts auf Aktionen und dann auf Neue Rechnungen erstellen:

Rechnung erstellen - Aktion

  1. Wähle aus, für welche Kunden, welche Rahmentour oder welchen Lieferzeitraum die Rechnungen erstellt werden sollen. Wenn ein - in dem Auswahlfeld angezeigt wird, dann werden alle Kunden ausgewählt, auf die die restlichen Werte zutreffen.

  2. Bestätige mit Neue Rechnung erstellen.

Rechnungen erstellen - Maske

Erläuterung der Optionen:

  • Kundengruppe, Kunde oder Rahmentour: Wenn du bei diesen Auswahlboxen die Auswahl auf "-" lässt, werden alle Kunden ausgewählt.
  • Sammelrechnungen einbeziehen: hier kannst du auswählen, welche Sammelrechnungen mit dem Abrechnungsintervall des Kunden ausgeführt werden sollen. Um Kunden abzurechnen, die wöchentlich abgerechnet werden, musst du den Haken hier setzen.
  • Rechnungsdatum: Wenn du hier kein Datum auswählst, dann wird bei Sammelrechnungen das Datum des Endes des Abrechnungszeitraums der Rechnung verwendet. Bspw. der 15. und 30. des Monats bei halb-monatlichen Rechnungen. Wenn du ein Datum auswählst, dann wird dieses Datum als Rechnungsdatum verwendet.
  • Automatisch fixieren: Aktiviert: Die Rechnungen werden festgeschrieben und erhalten direkt die Rechnungsnummer. Für Korrekturen können die Rechnungen nur noch storniert werden. Deaktiviert: die Rechnungen werden als vorläufig erstellt und können noch gelöscht werden.
  • Automatisch per E-Mail schicken: Die Rechnung wird nach der Erstellung direkt per E-Mail verschickt.

Fixieren

Kurzzusammenfassung

Entweder kannst du direkt bei der Rechnungserstellung die zu schreibenden Rechnungen über die Auswahlbox "Automatisch fixieren" direkt fixieren. Oder du erstellt zunächst in einem Rechnungslauf vorläufige Rechnungen.

Für ein Fixieren von vorläufigen Rechnungen sind:

  1. die vorläufigen Rechnungen zu stornieren
  2. die Rechnungen neu zu erzeugen - mit bestätigter Auswahlbox "Automatisch fixieren"

Einzelschritte

  1. Klicke in der Leiste links auf Rechnungen.
  2. Klicke in der Rechnungsübersicht rechts auf Aktionen und dann auf Rechnungen stornieren:

Rechnungen stornieren - Menü

  1. Wähle aus, für welche Kunden oder welche Kundengruppe die vorläufigen Rechnungen storniert werden sollen. Gib zusätzlich den Zeitraum des Rechnungsdatum an.

Rechnungen stornieren - Formular

Auswählen der Optionen:

  • Wenn du bei Kundengruppe, Kunde oder Rahmentour die Auswahl auf - lässt, werden alle Kunden ausgewählt.
    Rechnungsdatum: Wenn du hier kein Datum auswählst, dann wird bei Sammelrechnungen das Datum des Endes des Abrechnungszeitraums der Rechnung verwendet. Bspw. der 15. und 30. des Monats bei halb-monatlichen Rechnungen. Wenn du ein Datum auswählst, dann wird dieses Datum als Rechnungsdatum verwendet.
    Vorläufige einbeziehen: Aktiviert: Es werden nur vorläufige Rechnungen storniert.
  1. Bestätige mit Rechnungen stornieren
  2. Erstelle die Rechnungen erneut und aktiviere "automatisch fixieren"

Stornieren

Wenn nach der Rechnungsstellung ein Fehler korrigiert werden muss, dann musst du die Rechnung stornieren und nach der Korrektur der Bestellungen neu erzeugen. Die Stornorechnung ist für den Kunden bestimmt und zeigt an, dass die vorherige Rechnung fehlerhaft war und du eine neue erstellst, um den Fehler zu korrigieren. So ist das Vorgehen:

  1. Die Rechnung stornieren oder löschen, damit du die Stornorechnung erhältst und auch die Bestellung wieder bearbeiten kannst.
  2. Die Bestellungen bearbeiten und alle Fehler korrigieren. Du kannst Preise und Produkte korrigieren, den Rechnungstyp, Zahlungsart ändern oder einen anderen Rechnungsempfänger auswählen. Such dazu die Bestellung heraus und bearbeite sie und vergiss nicht zu speichern.
  3. Rechnung neu erstellen. In der Rechnungsliste unter Aktionen wählst du "Neue Rechnungen erstellen" aus und erstellst dann für den Kunden und den korrigierten Zeitraum die Rechnung(en) neu.

Korrigieren: Bestellung

Nicht-fixierte Rechnung:

  1. Klick in der Leiste links auf Rechnungen.
  2. Klick in der Rechnungs-Übersicht rechts neben der Rechnung auf den roten Pfeil
    und dann auf Vorläufige Rechnung löschen.
  3. Bearbeite die Bestellung und erstelle dann eine neue Rechnung.

Bereits fixierte Rechnung

  1. Klick in der Leiste links auf Rechnungen.
  2. Klick in der Rechnungs-Übersicht rechts neben der Rechnung auf den roten Pfeil
    und dann auf Rechnung stornieren.
  3. Bestätige die Stornierung in dem Eingabefeld durch Eingabe von DOIT in das Textfeld.
  4. Es wird automatisch eine Stornorechnung erstellt, die dem Kunden übermittelt werden kann.
  5. Bearbeite die Bestellung und erstell eine neue Rechnung.

Zusammengefasst:

Rechnungen mit Status "Vorläufig" können ohne Weiteres gelöscht werden. Bei bereits fixierten Rechnungen muss eine Stornorechnung erstellt werden, bevor die Bestellungen korrigiert werden können:

Rechnung stornieren - Button

Überarbeiten: Datum, Adresse und Zahlungsart

Manchmal ist es notwendig, Tippfehler in der Rechnungsadresse zu korrigieren oder die falsche Rechnungsadresse gegen eine richtige Rechnungsadresse auszutauschen. Hierzu musst du die Rechnung aber nicht stornieren!

Wenn du zunächst noch eine neue Rechnungsadresse für den Kunden anlegen musst, dann hilf dir die Seite weiter: Kunden eine abweichende Rechnungsadresse zuweisen

  1. Bei der Rechnung kannst du mit dem gelben Stift die Rechnungsadresse und das Rechnungsdatum ändern:

Rechnung editieren

  1. Wenn die Rechnung bereits erteilt/fixiert ist, dann wirst du aufgefordert zu bestätigen, dass du diese Rechnung wirklich ändern möchtest, durch die Eingabe von DOIT:

Rechnung editieren - DoIT Formular

  1. In dem darauffolgenden Fenster kannst du nun die richtigen Werte auswählen und dann speichern:

Rechnung korrigieren - Beispiel

  1. Nun musst du noch die Rechnung aktualisieren, damit die PDF-Datei mit den korrigierten Daten neu erzeugt wird:

Rechnung neu erstellen - Aktion

Übermitteln

Rechnungen können per E-Mail und per Post übermittelt werden oder in Person übergeben werden.

Per E-Mail

  1. Klicken Sie in der Leiste links auf Rechnungen.
  2. Klicken Sie in der Rechnungs-Übersicht rechts neben einer Rechnung auf den blauen Pfeil
    und dann auf Rechnung per E-Mail schicken. Die Rechnung wird hiermit an den Kunden gesendet.

Per Post

  1. Klicken Sie in der Leiste links auf Rechnungen.
  2. Klicken Sie in der Rechnungs-Übersicht rechts neben einer Rechnung auf den blauen Pfeil
    und dann auf Rechnung für Postversand herunterladen. Hiermit wird die Rechnung heruntergeladen und kann anschließend ausgedruckt und per Post versendet werden.

Persönlich

  1. Klicken Sie in der Leiste links auf Rechnungen.
  2. Klicken Sie in der Rechnungs-Übersicht rechts neben einer Rechnung auf den blauen Pfeil
    und dann auf Rechnung für persönliche Übergabe herunterladen. Hiermit wird die Rechnung heruntergeladen und kann anschließend ausgedruckt und dem Fahrer für eine Tour mitgegeben werden.
note

FrachtPilot erzeugt die Rechnungen immer erst, sobald die Bestellung abgeschlossen ist.

Beispielsweise Versandart: Lieferung:

Erst bei bei Auslieferung der Ware und nach der Korrektur der Leergut-Rücknahmen wird frühstens eine Rechnung (Einzelrechnung) erzeugt.

Wenn die Rechnung aber schon gedruckt mit zum Kunden genommen werden soll, dann musst du die Bestellung abschließen. Anschließend kannst du die Rechnung ausdrucken und mit zur Lieferung legen:

Touransicht - Rechnungen gesammelt downloaden

Die Bestellung muss hierbei aber als Einzelrechnung eingestellt worden sein, damit direkt eine Rechnung erzeugt wird:

Rechnungen - Menü Einzelrechnung | Sammelrechnung