Download
Sammel-Download von Rechnungen
Neben dem Herunterladen von einzelnen Rechnungen ist es beim FrachtPilot auch möglich, mehrere Rechnungen gesammelt herunterzuladen. Zum Beispiel kannst du alle Rechnungen, die in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind, herunterladen.
Klicke hierfür unter Rechnungen auf Aktionen und in dem sich öffnenden Menü auf Rechnungen herunterladen.
In diesem Menü kannst du konfigurieren, welche Rechnungen du herunterladen möchtest:
Optionen für den Download von Rechnungen
Standardmäßig werden stornierte, bereits heruntergeladene, bereits (teilweise) beglichene Rechnungen und Stornorechnungen nicht berücksichtigt. Wenn du die Optionen unten rechts nicht aktivierst, dann erhältst du nur Rechnungen, die noch nicht heruntergeladen worden sind und noch von Kund*innen beglichen werden müssen.
Durch das Auswählen der jeweiligen Optionen kannst du diese Rechnungen miteinbeziehen.
| Option | Erläuterung |
|---|---|
| Vorschau (Dokumente testweise erstellen) | Es werden nur Rechnungen heruntergeladen, die im Status vorläufig sind |
| Zweck | Auswahl des Zwecks zur Filterung der Rechnungen nach Erteilungsart
|
| Storno- und stornierte Rechnungen einbeziehen | Einbeziehen von Storno- und stornierten Rechnungen in den Download |
| Bereits heruntergeladene einbeziehen | Einbeziehen von bereits heruntergeladenen Rechnungen in den Download |
| Vollständig beglichene einbeziehen | Einbeziehen von vollständig bezahlten Rechnungen in den Download |
| Teilweise beglichene einbeziehen | Einbeziehen von teilweise bezahlten Rechnungen in den Download |
| ZIP-Archiv erstellen (anstatt eine PDF-Datei zusammenzuführen) | Legt fest wie die Rechnungen heruntergeladen werden. Bei Aktivierung erhältst eine ZIP-Datei mit einzelnen Rechnungen. Bei mehr als 100 Rechnungen musst du die ZIP-Datei verwenden, weil nicht mehr Rechnungen zu einer neuen gemeinsamen PDF-Datei zusammengeführt werden können. |
Herunterladen aller Rechnungen
Wenn du alle Rechnungen für einen Zeitraum herunterladen möchtest, um sie bspw. deiner Steuerberater*in zur Verfügung zustellen, aktiviere diese Optionen:
- Schränke die Auswahl ein, bspw. mit dem Zeitraum für das Rechnungsdatum
- Zweck auf -
- Teilweise beglichene einbeziehen
- Teilweise beglichene einbeziehen
- Vollständig beglichene einbeziehen
- Teilweise beglichene einbeziehen
Bei mehr als 100 erwarteten Rechnungen für den Download klick auch ZIP-Archiv erstellen an.
Sammelrechnungsliste
Für Rechnungsempfänger mit mehreren Lieferadressen ist eine Auflistung aller Rechnungen hilfreich, um den Überblick zu behalten oder um Absätze zu verfolgen.
Die Sammelrechnungsliste listet für einen Rechnungsempfänger alle Rechnungen mit den jeweiligen Beträgen tabellarisch auf, die du gestellt hast.
Die Sammelrechnungsliste steht nur für Rechnungsempfänger zur Verfügung. Für normale Rechnungsadressen kann sie nicht erzeugt werden. Wie du einen Rechnungsempfänger anlegst und konfigurierst, findest du hier: Rechnungsempfänger.
Mit der Sammelrechnungsliste lassen sich die Rechnungen der Kund*innen ganz simpel zusammenzufassen:
Rechnungen > Aktionen > Sammelrechnungsliste herunterladen
Von hier aus lässt sich der zentrale Rechnungsempfänger angeben und Parameter festlegen, wie Rechnungsdaten/Lieferdaten, Einzel-/Sammelrechnung und Status der Rechnung.
