Gutschrift

Wenn du versehentlich zu viel Ware an einen Kunden geschickt oder durch einen Fehlpreis zu viel berechnet hast, kannst du diese Situation durch die Erstellung einer Gutschrift korrigieren. Die Gutschrift kannst du entweder als separate Rechnung ausstellen oder auf die nächste Sammelrechnung des Kunden buchen.

Um eine Gutschrift zu erstellen, hast du zwei Möglichkeiten:

1. Bearbeiten einer bestehenden Bestellung: Du kannst eine bestehende Bestellung des Kunden öffnen und den Betrag dort anpassen. Hier kannst du entweder die Menge des Artikels auf die tatsächlich gelieferte Menge reduzieren oder einen Artikel als neue Position mit einer negativen Menge oder einem negativen Preis hinzufügen. In beiden Fällen sollte der Endbetrag der Bestellung den korrekten Preis widerspiegeln und den Gesamtwert der Bestellung reduzieren.
2. Erstellen einer neuen Bestellung: Eine weitere Option ist das Anlegen einer neuen Bestellung. Hier kannst du dann die zu viel gelieferte Menge oder den zu viel berechneten Betrag als negative Werte eintragen.

Je nachdem, wie dein Kunde üblicherweise abgerechnet wird, unterscheidet sich das weitere Vorgehen:

Gutschrift für Sammelrechnung

Wenn der Kunde üblicherweise auf Sammelrechnung bestellt, empfehlen wir, die Bestellung als Selbstabholung zu kennzeichnen und abzuschließen. So erscheint die Gutschrift auf der nächsten Sammelrechnung des Kunden.

Gutschrift für Einzelrechnung

Für Kunden, die Einzelrechnungen erhalten, kannst du eine Rechnung mit negativem Betrag erstellen und diese dann dem Kunden zustellen.

Rechnung im Status "Rückzahlung ausstehend"

Die Rechnung wird mit einem negativen Betrag erzeugt und erhält direkt den Status

Rückzahlung ausstehend

.
Jetzt hast du die Wahl:

1. Du kannst dem Kunden das Geld direkt zurücküberweisen und entsprechend eine Auszahlung buchen.
2. Alternativ kannst du diesen offenen Betrag in das Guthaben des Kunden buchen, sodass dieser Betrag bei der nächsten Rechnungsstellung berücksichtigt wird.

Offenen Betrag/Guthaben verrechnen

Möchtest du den Betrag auf der nächsten Rechnung berücksichtigen, kannst du an der Rechnung die Funktion

Offenen Betrag verrechnen

benutzen, um den Betrag dann entsprechend einzubuchen:

Wenn du den offenen Betrag der Rechnung im Status

Rückzahlung ausstehend

verrechnest, werden damit zunächst die ältesten, noch nicht beglichenen Rechnungen des Kunden ausgeglichen. Der Betrag wird in das Guthaben des Kunden gebucht, wenn es keine offenen Rechnungen gibt. Bei der nächsten Rechnung wird das Guthaben dann automatisch angerechnet.

Du kannst das Guthaben auch auf den fixierten Rechnungen anzeigen lassen, damit der Kunde die Gutschrift auf der nächsten Rechnung sieht. (Bei nicht fixierten Rechnungen wird das Guthaben nicht ausgewiesen.)

Für die Anzeige eines Guthabens musst du jedoch deine Rechnungsvorlage entsprechend überarbeiten. Die Anzeige eines Guthabens ist in der Standardvorlage nicht enthalten. Wie du vorgehen musst, wird im folgenden Beitrag erklärt: Guthaben und offene Beträge auf Rechnung anzeigen