Rechnungsempfänger

Abweichende Rechnungsadresse

• Standardmäßig verwendet FrachtPilot die im Kundenprofil unter Kontakt in der Kartei "Kundenadresse / Standort" hinterlegten Adressdaten als Rechnungsadresse.
• Soll für einen Kunden eine abweichende Rechnungsadresse verwendet werden, müssen die Adressdaten im Kundenprofil unter Kontakt in der Kartei "Rechnungsadresse" gesondert gepflegt werden.

Abrechnungen für Supermärkte/Filialen

Besonders bei Supermärkten ist es üblich, dass mehrere Filialen denselben Rechnungsempfänger haben. Oft gibt es eine Zentrale, welche die Verwaltung der Filialen übernimmt. Anstatt im FrachtPilot für jede Filiale eine abweichende Rechnungsadresse einzugeben, kann in der Verwaltungsübersicht unter Kundenstammdaten ein Rechnungsempfänger erstellt werden. Mit dem Rechnungsempfänger können zentral Abrechnungsdaten, Rechnungen und Zahlungen zusammengefasst werden.

1. Zentralen Rechnungsempfänger anlegen und dem Kunden zuweisen

Klicken Sie in der Rechnungsempfänger-Übersicht auf "Neuen Rechnungsempfänger anlegen". Falls es eine spezifische Kontaktperson des Rechnungsempfängers gibt, können Sie diese hier angeben. Geben Sie anschließend die Adresse des Rechnungsempfängers an.

Unten können Sie nun nach Kunden suchen und sie diesem Rechnungsempfänger zuweisen. Klicken Sie zuletzt auf Rechnungsempfänger anlegen.

Die Zuweisung eines Kunden zu einem oder mehreren Rechnungsempfängern kann auch über das Kunden-Menü erfolgen. Klicken Sie in der Kundenübersicht auf

Kunden editieren. Wenn ein passender Rechnungsempfänger vorhanden ist, können Sie diesen unten rechts im Menü auswählen.

Bitte beachten Sie, dass nur Geschäftskunden / Firmen zu Rechnungsempfängern hinzugefügt werden können! Bei Privatpersonen / Kleinunternehmern ist dies nicht möglich.

2. Anzeige Lieferadresse der Filiale auf der Rechnung

Damit die Lieferadresse der Filiale auf der Rechnung angezeigt wird, muss für den Kunden noch die anzuzeigende Adresse eingestellt werden. Dies geschieht in den Kundeneinstellungen

unter Vorlagen. Hier muss ein neuer Textbaustein INVOICE_INFO für die Rechnung und Stornorechnung eingerichtet werden, mit den Werten, die auf der Rechnung erscheinen sollen:

3. Zuweisung des Rechnungsempfängers als reguläre Rechnungsadresse

Eine Übersicht der Kunden- und Rechnungsadresse erhalten Sie im Profil des Kunden beim Reiter "Kontakt". Dokumente wie Lieferscheine werden an die Kundenadresse oder Lieferadresse geschickt, Rechnungen an die Rechnungsadresse (hier der zentrale Rechnungsempfänger).

Es muss hier noch der zentrale Rechnungsempfänger noch als Rechnungsadresse des Kunden ausgewählt werden:

Anschließend wird der Kontakt zugewiesen. Wenn es bereits Bestellungen für diesen Kunden gibt, sollten diese ebenfalls aktualisiert werden:

Bei korrekter Zuweisung:

Rechnungsversand mit abweichendem Betreff und Dateinamen (REWE)

Rewe hat spezielle Anforderungen zum Versand von Rechnungen per Mail. Sowohl der E-Mail-Betreff als auch die Datei-Bezeichnung ist vorgegeben und muss eingehalten werden, wenn die Rechnung von REWE empfangen werden soll. Diese lassen sich wie folgt im FrachtPilot einrichten:

• Gehe von der Verwaltungsübersicht aus auf die Rechnungsempfänger.
• Klicke neben dem gewünschten Rewe-Rechnungsempfänger auf das Einstellungs-Symbol
• Unter dem Reiter "Rechnungen" kannst du nun zwei Präfixe festlegen: Entsprechend der aktuellen Rewe-Vorgaben ist
  • Das Präfix für den Betreff ZR-Buchungsbelege;Kreditoren-Nr.;
    • Setze deine Kreditoren-Nr. bei REWE ein (z.B. ZR-Buchungsbelege;0000004434;)
  • Das Präfix für Dateinamen lautet "Dokument".