Rechnungsempfänger

Abweichende Rechnungsadresse

KLICKPFAD

- Kunden

Klicke auf die Kundennummer oder den Kundenname/Firma des Kunden

Kontakt

Standardmäßig verwendet FrachtPilot die im Kundenprofil unter Kontakt in der Kartei "Kundenadresse / Standort" hinterlegten Adressdaten als Rechnungsadresse. Soll für eine Kundin / einen Kunden eine abweichende Rechnungsadresse verwendet werden, sind die abweichenden Adressdaten im Kundenprofil unter Kontakt in der Kartei "Rechnungsadresse" gesondert zu hinterlegen.

Abrechnungen für Supermärkte/Filialen

Besonders bei Supermärkten ist es üblich, dass mehrere Filialen denselben Rechnungsempfänger haben. Oft gibt es eine Zentrale, die die Verwaltung der Filialen übernimmt. Anstatt im FrachtPilot für jede Filiale eine abweichende Rechnungsadresse einzugeben, kann in der Verwaltungsübersicht unter Kundenstammdaten ein Rechnungsempfänger erstellt werden. Mit dem Rechnungsempfänger können zentral Abrechnungsdaten, Rechnungen und Zahlungen zusammengefasst werden.

tipp

Beachte, dass nur Geschäftskunden / Firmen zu Rechnungsempfängern hinzugefügt werden können! Bei Privatpersonen / Kleinunternehmern ist dies nicht möglich.

1. Zentralen Rechnungsempfänger anlegen und dem Kunden zuweisen

KLICKPFAD

- Verwaltungsübersicht

Kundenstammdaten: - Rechnungsempfänger

Neuen Rechnungsempfänger anlegen

Klicke in der Rechnungsempfänger-Übersicht auf "Neuen Rechnungsempfänger anlegen". Falls es eine spezifische Kontaktperson des Rechnungsempfängers gibt, kannst du diese hier angeben. Gebe anschließend die Adresse des Rechnungsempfängers an.

Unten kannst du nun nach Kunden oder Kundinnen suchen und sie dem erstellten Rechnungsempfänger zuweisen. Klicke im Anschluss auf Rechnungsempfänger anlegen.

Die Zuweisung einer Kundin oder eines Kunden zu einem oder mehreren Rechnungsempfängern kann auch über das Kunden-Menü erfolgen. Klicke hierfür in der Kundenübersicht auf

Kunden editieren. Wenn ein passender Rechnungsempfänger vorhanden ist, kannst du diesen unten rechts im Menü auswählen.

2. Anzeige Lieferadresse der Filiale auf der Rechnung

Damit die Lieferadresse der Filiale auf der Rechnung angezeigt wird, muss für den Kunden noch die anzuzeigende Adresse eingestellt werden. Dies geschieht in den Kundeneinstellungen

unter Vorlagen. Hier muss ein neuer Textbaustein INVOICE_INFO für die Rechnung und Stornorechnung eingerichtet werden, mit den Werten, die auf der Rechnung erscheinen sollen:

info

Beachte, dass nach der Zuweisung eines zentralen Rechnungsempfängers zu einer Kundin oder einem Kunden bereits erstellte Rechnungen korrigiert werden müssen, falls der zugewiesene zentrale Rechnungsempfänger auch auf diesen Rechnungen erscheinen soll. Eine Anleitung zur Korrektur von bereits gestellten Rechnungen findest du hier.

Bei korrekter Zuweisung:

E-Mail-Rechnungsversand mit abweichendem Betreff und Dateinamen (REWE)

Rewe hat spezielle Anforderungen zum Versand von Rechnungen per Mail. Sowohl der E-Mail-Betreff als auch die Datei-Bezeichnung ist vorgegeben und muss eingehalten werden, wenn die Rechnung von REWE empfangen werden soll. Diese lassen sich wie folgt im FrachtPilot einrichten:

• Gehe von der Verwaltungsübersicht aus auf die Rechnungsempfänger.
• Klicke neben dem gewünschten Rewe-Rechnungsempfänger auf das Einstellungs-Symbol
• Unter dem Reiter "Rechnungen" kannst du nun zwei Präfixe festlegen: Entsprechend der aktuellen Rewe-Vorgaben ist
  • Das Präfix für den Betreff ZR-Buchungsbelege;Kreditoren-Nr.;
    • Setze deine Kreditoren-Nr. bei REWE ein (z.B. ZR-Buchungsbelege;0000004434;)
  • Das Präfix für Dateinamen lautet "Dokument".