Rechnungsempfänger

Abweichende Rechnungsadresse

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Liste: Kunden

Klicke auf die Kundennummer oder den Kundenname/Firma des Kunden

Kundenprofil

Kontakt

Standardmäßig verwendet FrachtPilot die im Kundenprofil unter Kontakt in der Kartei "Kundenadresse / Standort" hinterlegten Adressdaten als Rechnungsadresse. Soll für eine Kundin / einen Kunden eine abweichende Rechnungsadresse verwendet werden, sind die abweichenden Adressdaten im Kundenprofil unter Kontakt in der Kartei "Rechnungsadresse" gesondert zu hinterlegen.

Abrechnungen für Supermärkte/Filialen

Besonders bei Supermärkten ist es üblich, dass mehrere Filialen denselben Rechnungsempfänger haben. Oft gibt es eine Zentrale, die die Verwaltung der Filialen / Warenempfänger übernimmt. Anstatt im FrachtPilot für jede Filiale eine abweichende Rechnungsadresse einzugeben, kann in der Verwaltungsübersicht unter Kundenstammdaten ein Rechnungsempfänger erstellt werden. Mit dem Rechnungsempfänger können zentral Abrechnungsdaten, Rechnungen und Zahlungen zusammengefasst werden.

Zentraler Rechnungsempfänger nur bei Geschäftskunden

Beachte, dass nur Geschäftskunden / Firmen zu Rechnungsempfängern hinzugefügt werden können! Bei Privatpersonen / Kleinunternehmern ist dies nicht möglich.

1. Zentralen Rechnungsempfänger anlegen und dem Kunden zuweisen

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Verwaltungsübersicht

Kundenstammdaten: Rechnungsempfänger

Neuen Rechnungsempfänger anlegen

Klicke in der Rechnungsempfänger-Übersicht auf "Neuen Rechnungsempfänger anlegen". Falls es eine spezifische Kontaktperson des Rechnungsempfängers gibt, kannst du diese hier angeben. Gebe anschließend die Adresse des Rechnungsempfängers an.

Unten kannst du nun nach Kunden oder Kundinnen, sprich Warenempfängern, suchen und sie dem erstellten Rechnungsempfänger zuweisen. Klicke im Anschluss auf Rechnungsempfänger anlegen.

Die Zuweisung einer Kundin oder eines Kunden, sprich eines Warenempfängers, zu einem oder mehreren Rechnungsempfängern kann auch über das Kunden-Menü des Warenempfängers erfolgen. Klicke hierfür in der Kundenübersicht des Warenempfängers auf

Kunden editieren. Wenn ein passender Rechnungsempfänger vorhanden ist, kannst du diesen unten rechts im Menü auswählen.

Bei korrekter Zuweisung:

Bereits erstellte Rechnungen bei Zuweisung eines zentralen Rechnungsempfängers

Beachte, dass nach der Zuweisung eines zentralen Rechnungsempfängers zu einer Kundin oder einem Kunden bereits erstellte Rechnungen korrigiert werden müssen, falls der zugewiesene zentrale Rechnungsempfänger auch auf diesen Rechnungen erscheinen soll. Eine Anleitung zur Korrektur von bereits gestellten Rechnungen findest du hier.

2. Anzeige der beliefernden Adresse der Filiale auf einer Rechnung

Damit die zu beliefernde Adresse der Filiale / des Warenempfängers auf der Rechnung angezeigt wird, muss für die Filiale / den Warenempfänger noch die anzuzeigende Adresse eingestellt werden. Die zu beliefernde Adresse kann in FrachtPilot entweder händisch hinterlegt werden (Variante 1). Alternativ kann die zu beliefernde Adresse aus den Kontaktdaten des Warenempfängers "Kundenadresse / Standort" oder "Lieferadresse" übernommen werden (Variante 2).

Variante 1 - zu beliefernde Adresse händisch gesetzt

Um die zu beliefernde Adresse händisch zu setzen, sind in den Kundeneinstellungen

unter Vorlagen die entsprechenden Adressinformationen zu hinterlegen. Hier muss ein neuer Textbaustein INVOICE_INFO für die Rechnung und Stornorechnung eingerichtet werden, mit den Adressinformationen, die auf der Rechnung erscheinen sollen:

Variante 2 – zu beliefernde Adresse aus Stammdaten gesetzt

Alternativ zur Variante 1 kann auch die "Rechnungsvorlage" des zentralen Rechnungsempfängers um zwei Textbausteine ergänzt werden. Falls die Adressdaten aus den Kontaktdaten "Kundenadresse / Standort" im Kundenprofil des Warenempfängers genutzt werden sollen, sind folgende Textbausteine zu nutzen:

• CUST_AFFILIATION: Kommaseparierte Liste mit potenziell folgenden Werten: Firma, Abteilung, Rolle,
• CUST_ADDRESS: Adresse (ggf. mehrzeilig), ohne Adressaten, potenziell: GLN, Straße/Hausnr., Adresszusatz, PLZ/Ort.

Falls hingegen die Adressdaten aus den Kontaktdaten "Lieferadresse" im Kundenprofil des Warenempfängers genutzt werden sollen, sind folgende Textbausteine zu nutzen:

• SHIP_AFFILIATION: Kommaseparierte Liste mit potenziell folgenden Werten: Firma, Abteilung, Rolle,
• SHIP_ADDRESS: Adresse (ggf. mehrzeilig), ohne Adressaten, potenziell: GLN, Straße/Hausnr., Adresszusatz, PLZ/Ort.

info

Wichtig ist, dass durch den Textbaustein CUST_AFFILIATION bzw. SHIP_AFFILIATION neben dem Formularfeld Firma ggf. auch weitere Informationen zu Abteilung und Rolle nun mit aufgeführt werden, falls die entsprechenden Daten gepflegt worden sind.

E-Mail-Rechnungsversand mit abweichendem Betreff und Dateinamen (REWE)

Rewe - Verarbeitungsregeln

Die Verarbeitungsregeln von Rewe sind begrenzt transparent und sehr restriktiv. Sowohl beim Betreff der E-Mail als auch beim Dateinamen der Rechnung. Bspw. sind Leerzeichen und Umlaute nicht erlaubt, die Länge des Dateinamens ist begrenzt, das Rechnungsdatum im Dateinamen nicht erlaubt. Wir empfehlen daher, genannter Anleitung zu folgen. (Stand 2025-06)

Rewe hat spezielle Anforderungen zum Versand von Rechnungen per Mail. Sowohl der E-Mail-Betreff als auch die Datei-Bezeichnung ist vorgegeben. Diese lassen sich wie folgt im FrachtPilot einrichten:

• Gehe von der Verwaltungsübersicht aus auf die Rechnungsempfänger.
• Klicke neben dem gewünschten Rewe-Rechnungsempfänger auf das Einstellungs-Symbol
• Unter dem Reiter "Rechnungen" kannst du nun zwei Präfixe frei festlegen:
• Empfehlung für die aktuelle Rewe-Vorgabe:
  • Das Präfix für den Betreff: ZR-Buchungsbelege;[Kreditoren-Nr.;]
    • [Kreditoren-Nr.;]: Deine Kreditoren-Nr. bei REWE; z.B. ZR-Buchungsbelege;0000004434;
    • Beizubehalten ist der Ausdruck: "ZR-Buchungsbelege;"
  • Das Präfix für den Dateinamen: "Dokument";