Voreinstellungen für den Rechnungslauf
Bei der Erzeugung von Rechnungen bist du nicht an bestimmte Zeitpunkte gebunden. Der Rechnungslauf kann jederzeit gestartet werden. Darüber hinaus ist es möglich, die automatische und selbstständige Erzeugung von Rechnungen zu kombinieren und kundenindividuell einzustellen.
In den Einstellungen können folgende Vorgaben gesetzt werden, die für alle Kunden verwendet werden. Jedoch können die Einstellungen auch für jeden Kunden individuell überschrieben werden. Zum Beispiel können die Rechnungen für einen Kunden, der wöchentlich abgerechnet wird, weiterhin automatisch erzeugt werden, während die Monatsabrechnung für alle Kunden selbst gestartet wird.
Einzel-/Sammelrechnung
Auswahl, ob bei jeder Bestellung eines Kunden eine Einzelrechnung erstellt werden soll oder ob mehrere Bestellungen in einer Sammelrechnung zusammengeführt werden sollen. Das Abrechnungsintervall legt für Sammelrechnungen fest, wie häufig Rechnungen geschrieben werden.
| Rechnungsarten | Beschreibung |
|---|---|
| Einzelrechnung für jede Bestellung | Nach Abschluss der Bestellung wird direkt die Rechnung erstellt. |
| Sammelrechnung für mehrere Bestellungen | Die Rechnung wird erstellt, wenn der Rechnungslauf gestartet wird. Nach Möglichkeit werden alle Bestellungen eines Kunden in einer Rechnung zusammengefasst. |
| Keine Rechnungsstellung | Es werden keine Rechnungen erstellt. Diese Option kann genutzt werden, wenn der Kunde ein interner Kunde ist, der keine Rechnung erhält und nur zum Ausbuchen aus dem Lagerbestand oder als Kassensystem verwendet wird. Diese Option kann auch nur für einzelne Kunden ausgewählt werden. |
Rechnungsdatum identisch mit Lieferdatum
Für Einzelrechnungen kann festgelegt werden, das Rechnungsdatum immer dem Lieferdatum entspricht oder ob das Datum des Abschlusses der Bestellung bzw. die Rechnungsstellung verwendet werden soll.
Abrechnungsintervall
Vorgabe, in welchem Intervall Sammelrechnungen erstellt werden sollen.
Mögliche Optionen:
| Abrechnungsintervall | Erläuterung |
|---|---|
| Wöchentlich | Die Bestellungen einer Woche werden immer zusammengefasst. Wenn eine Kalenderwoche in zwei Monaten enthalten ist, dann wird die Rechnung für die Bestellungen der Woche im Monat erstellt, in dem die Woche endet. |
| Halb-monatlich | Die Bestellungen eines halben Monats werden zusammengefasst. Der erste Abrechnungszeitraum beginnt am 1. des Monats und endet am 15. des Monats. Der zweite Abrechnungszeitraum beginnt am 16. des Monats und endet am letzten Tag des Monats. |
| Monatlich | Die Bestellungen eines Monats werden zusammengefasst. Der Abrechnungszeitraum beginnt am 1. des Monats und endet am letzten Tag des Monats. |
| Unregelmäßig | Es werden die Rechnungen so zusammengefasst, wie du den Lieferzeitraum vorgibst. So kannst du auch Bestellungen über mehrere Monate zu einer Rechnung zusammenfassen. |
Automatische Erstellung von Rechnung
Aktiviert bzw. deaktiviert die automatische Rechnungserzeugung. Rechnungen können trotzdem jederzeit selber erzeugt werden. Bestellungen, die nach der manuellen Erzeugung abgeschlossen werden, werden dann jedoch im nächsten automatischen Rechnungslauf abgerechnet.
Automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen
Aktiviert bzw. deaktiviert die automatische Erzeugung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen.
Automatische Rechnungserstellung (auch Zahlungserinnerungen/Mahnungen) Legt den Zeitpunkt fest, zu dem die Rechnungen erzeugt werden. Das Rechnungsdatum ist aber dennoch immer der letzte Tag der Abrechnungsperiode.
Automatische Erteilung von Rechnungen
Dies legt fest, ob Rechnungen als vorläufig erstellt werden oder ob alle Rechnungen bei Erzeugung direkt fixiert und, falls möglich, direkt per E-Mail verschickt werden. Der Rechnungsstatus "Vorläufig" wird hierbei direkt übersprungen. Stornorechnungen werden ebenfalls direkt verschickt.
Wenn eine Rechnung als Vorläufig erstellt wird, dann kann sie noch gelöscht werden. Bei automatischer Erteilung kannst du die Rechnung nicht mehr löschen und musst sie stornieren, um sie zu korrigieren.
Beispiel: Automatischer Rechnungslauf | alle Kunden
Verwaltungsübersicht > Einstellungen > "Rechnungen"
- "Voreinstellung Automatische Erstellung von Rechnungen" aktivieren, damit Sammelrechnungen automatisch erstellt werden.
- Den Zeitpunkt zur automatischen Erstellung von Rechnungen kannst mit Automatische Rechnungserstellung (auch Zahlungserinnerungen/Mahnungen) einstellen. Zu diesem Zeitpunkt wird dann jeweils der Rechnungs- und Mahnungslauf gestartet. Entweder startet der Rechnungslauf am letzten Tag der Abrechnungsperiode oder am Tag danach. Bei wöchentliche Rechnungen ist das entweder der Sonntag oder der Montag. Das Rechnungsdatum ist immer der letzte Tag der Abrechnungsperiode.
- Mit der Option Voreinstellung Automatische Erteilung von Rechnungen kannst du festlegen, ob die Rechnungen automatisch direkt fixiert und per Mail versendet werden sollen.
Beispiel: Automatischer Rechnungslauf | ein Kunde
So überschreibst du deine Voreinstellungen für einen einzelnen Kunden.
- Auf das Kundenprofil gehen
- Oben rechts auf das Einstellungssymbol klicken
- Den Reiter "Rechnungen" auswählen
- "Automatische Erstellung von Rechnungen" aktivieren
- Ggf. das Abrechnungsintervall für den Kunden anpassen
- "Automatische Erstellung von Zahlungserinnerungen/Mahnungen" aktivieren, wenn gewünscht ist, dass die Rechnungen bei der Erstellung auch direkt per Mail verschickt werden sollen.