E-Mail Warteschlange
Du erhältst eine Übersicht über alle versendeten E-Mails in der E-Mail-Warteschlange (erreichbar über die Verwaltungsübersicht). Dort kannst du überprüfen, ob E-Mails erfolgreich gesendet wurden.
Du kannst die E-Mails nach Datum, Status oder im Volltext durchsuchen. In der Suchleiste kannst du einfach eine E-Mail-Adresse oder den Namen des Kunden eingeben, um die entsprechenden E-Mails zu finden.
Erfolgreich versendete E-Mails werden für zwei Wochen gespeichert. Wenn beim Versand der E-Mails Fehler aufgetreten sind, bleiben diese entweder im Status "in Bearbeitung" oder "Fehler" und werden nicht automatisch nach zwei Wochen gelöscht. Die Fehlermeldung deines E-Mail-Servers werden auf dem weißen i in dem schwarzen Kreis angezeigt:
Wenn du die Maus darüber hältst, wird dir die Fehlermeldung angezeigt.
Die typischen Ursachen für Fehler im E-Mail-Versand ist eine fehlerhafte Konfiguration der Zugangsdaten oder die Drosselung des Versands durch deinen Hoster. Viele Webmail-Anbieter beschränken die Anzahl der E-Mails, die du pro Stunde und/oder Tag verschicken kannst. Wenn du zu viele E-Mails verschickst, dann werden alle weiteren E-Mails von deinem E-Mail-Hoster abgelehnt und erst nach Ablauf einer Sperrfrist ist ein erneuter Versand möglich.
Sendungswiederholungen
Die E-Mail-Warteschlange in FrachtPilot kann mit Fehlern im Versand umgehen und versucht nicht verschickte E-Mails später erneut zu versenden. Innerhalb von 24 Stunden wird versucht, jede E-Mail bis zu 10 Mal zu verschicken. Nach 10 Versuchen endet die E-Mail im Status "Fehler". Wenn es insgesamt 10 Fehlversuche über alle E-Mails gab, erhältst du eine E-Mail-Nachricht von FrachtPilot mit der Fehlermeldung, damit du weißt, dass der E-Mail-Versand gerade durch eine Fehlkonfiguration oder eine Drosselung deines E-Mail-Anbieters nicht funktioniert. Auf diese Fehler haben wir aber keinen Einfluss, sondern entweder musst du deine Zugangsdaten korrigieren oder um eine Anhebung des Limits bei deinem Anbieter bitten.
E-Mail-Limit pro Stapel
Wenn dein Hoster ein Limit hat, dann kannst du mit der Einstellung "E-Mail-Limit pro Stapel", dich an dieses Limit anpassen. Die E-Mail-Warteschlange wird einmal pro Minute ausgelöst und verschickt dann so viele E-Mails, wie mit diesem Parameter vorgegeben sind. Der Standardwert ist 50 E-Mails pro Stapel.
Es kann sein, dass dein Hoster ein niedriges Limit hat und 50 E-Mails pro Minute zu viel ist. Dann solltest du die Anzahl der E-Mails pro Stapel reduzieren. 50 E-Mails pro Stapel entspricht 3.000 E-Mails pro Stunde oder 72.000 E-Mails pro Tag.
Du solltest als Limit pro Stapel einen niedrigeren Wert wählen, wenn du häufig beim Versand von Massen-E-Mails Fehlermeldungen aufgrund der Drosselung erhältst. Pauschal lässt sich aber keine Empfehlung für den Parameter geben, da der optimale Wert von den genauen Regeln deines Hosters abhängt. Leider sind die Regelungen oft nicht transparent. Wenn du Probleme hier hast, dann reduziere den Versand pro Stapel und schau, ob die Fehlermeldung dann noch auftritt.
Versandprioritäten
Damit wichtige E-Mails bevorzugt behandelt werden, hat jeder E-Mail-Typ eine zugewiesene Priorität, damit je nach Zweck der E-Mail wichtige E-Mails zeitnah verschickt und nicht von weniger wichtigen E-Mails blockiert werden. Folgende Prioritäten werden angewendet:
| E-Mail-Typ | Priorität |
| Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungserinnerungen | Priorität des KundenStandard: Normal |
| Willkommens-Mail | Höchste/Sofort |
| Passwort-vergessen | Höchste/Sofort |
| One-Time-Password | Höchste/Sofort |
| Kundenbestätigung/-ablehnung | Höchste/Sofort |
| Lieferant | Normal |
| Massen-E-Mail | Niedrigste |
Wenn du also gerade einen Newsletter als Massen-E-Mail mit 300 EmpfängerInnen verschickt hast, dann sind diese E-Mails in der Warteschlange und werden nacheinander abgearbeitet und verschickt. Wenn jetzt sich eine KundIn im Shop neu anmeldet, dann wird diese Shop-E-Mail sofort verschickt und nicht erst in die Warteschlange gelegt. Lieferscheine und Rechnungen werden jedoch in die Warteschlange gelegt, aber in jedem Stapel vor den Massen-E-Mails verschickt.