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FAQ

Rechnung wird nicht als E-Rechnung erstellt​

Wenn eine Rechnung nicht als E-Rechnung mit XML in dem PDF (ZUGFeRD) oder als eigenständiges XML (XRechnung) erstellt, kann dies folgende Ursachen haben:

  • Die Rechnung ist eine Brutto-Rechnung. Nur Netto-Rechnungen werden als E-Rechnung erstellt.
    • Privatkunde mit Standard "Brutto-Rechnung",
    • Geschäftskunden, aber in seinen Kundeneinstellungen -> Reiter Rechnungen wurde "Brutto-Rechnung" eingestellt,
  • Die E-Rechnung wurde in FrachtPilot im Allgemeinen deaktiviert. Anleitung zum Aktivieren.
  • Eine Rechnung wurde vor Aktivierung der Funktion "E-Rechnung" erstellt. Hier musst du über Dokumente
    und über die Funktion "**Rechnungsdokument neu erstellen **" die Rechnung aktualisieren, damit der XML-Teil erstellt wird.
info

Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil ein Anhang in der PDF-Datei. Je nach PDF-Tool siehst du das nicht direkt. So kannst du prüfen, ob der XML-Teil bei einer ZUGFeRD-E-Rechnung vorhanden ist.

XML-Anhänge einer E-Rechnung werden nicht angezeigt​

Werden die Anhänge einer per E-Mail versendeten E-Rechnung nicht angezeigt, kann dies folgende Ursachen haben:

  • Der E-Mail-Empfang der rechnungsempfangenden Geschäftskundin / des rechnungsempfangenden Geschäftskunden enthält Sicherheitseinstellungen und hat Anlagen der E-Rechnung entfernt.
  • Die Rechnung wurde nicht als E-Rechnung erzeugt

Probleme bei der Verarbeitung einer Sammelrechnung als E-Rechnung​

Sammelrechnungen fassen mehrere Transaktionen auf einem Dokument zusammen und vereinfachen so die Rechnungsstellung für Unternehmen und Lieferanten. Doch im Kontext der E-Rechnung, die auf maschinenlesbare und strukturierte Formate setzt, könnten Sammelrechnungen zum Problem werden.

Die E-Rechnung verfolgt das Ziel, den Rechnungsverkehr zu digitalisieren und zu automatisieren. Maschinenlesbare Formate wie ZUGFeRD und XRechnung setzen klare Strukturen und Einzeltransaktionen pro Rechnung voraus, um die automatische Datenverarbeitung zu erleichtern. Sammelrechnungen hingegen können diese Struktur verwischen und zu Verarbeitungsproblemen führen. Insbesondere die Verarbeitung mehrerer Transaktionen auf einer Rechnung kann die Effizienz der Automatisierung bremsen, da die klare Zuordnung von Zahlungen und Leistungen erschwert wird. Zumeist schlägt dann der Validator der verarbeitenden Stelle an. In diesem Fall muss anstelle der Sammelrechnung eine Einzelrechnung je Bestellung genutzt werden.

Einzelrechnung statt Sammelrechnung

Bei Verarbeitungsproblemen einer Sammelrechnung als E-Rechnung ist stattdessen eine Einzelrechnung je Bestellung zu verwenden.

Der Empfänger gibt die Fehlermeldung, dass bei einer ZUGFeRD E-Rechnung das XML nicht vollständig sei​

Vermutlich hast du als Vorgabe "ZUGFeRD EN 16931 (Comfort)" eingestellt. Hier fehlen Informationen in dem XML-Teil, die aber in "ZUGFeRD Extended" enthalten sind.

Lösung: stell das Datenprofil auf "ZUGFeRD Extended" um.

Felder wie Bestellnummer (BT-13) oder Lieferscheinnummer (BT-16) werden nicht korrekt im XML übermittelt​

Der Rechnungsempfänger bemängelt, dass bestimmte Referenzfelder nicht im XML der E-Rechnung enthalten sind. Häufig betrifft dies:

  • Bestellnummer (BT-13) – wird über BuyerOrderReferencedDocument übermittelt:

<ram:BuyerOrderReferencedDocument>
    <ram:IssuerAssignedID>Bestellnummer</ram:IssuerAssignedID>
</ram:BuyerOrderReferencedDocument>
  • Lieferscheinnummer (BT-16) – wird über DespatchAdviceReferencedDocument übermittelt:

<ram:DespatchAdviceReferencedDocument>
    <ram:IssuerAssignedID>Lieferscheinnummer</ram:IssuerAssignedID>
</ram:DespatchAdviceReferencedDocument>

Vermutlich ist das ZUGFeRD-Datenprofil der Rechnung auf "ZUGFeRD EN 16931 (Comfort)" eingestellt. Im Comfort-Profil werden nicht alle Felder in den XML-Teil geschrieben – darunter auch die Bestellnummer und die Lieferscheinnummer.

Lösung:

  1. Stell das Datenprofil auf "ZUGFeRD Extended" um.
  2. Aktualisiere die betroffene Rechnung über Dokumente
    und die Funktion "Rechnungsdokument neu erstellen".

Danach werden die Referenzfelder (z. B. Bestellnummer, Lieferscheinnummer) korrekt in den entsprechenden BT-Feldern geschrieben.

Die Validierung meldet eine fehlende GLN im Bereich „Seller Trade Party"​

Bei der Validierung der E-Rechnung wird bemängelt, dass die GLN (Global Location Number) des Lieferanten im Bereich „Seller Trade Party" fehlt. Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung daher nicht verarbeiten.

Konkret geht es um das Feld BT-29 „Seller identifier" mit dem Scheme-Identifier 0088 (= GLN/EAN-Locationscode). Im CII-XML wird die GLN wie folgt übermittelt:

<ram:SellerTradeParty>
    <ram:GlobalID schemeID="0088">1234567890123</ram:GlobalID>
    <ram:Name>Firmenname</ram:Name>
    ...
</ram:SellerTradeParty>

Lösung:

  1. Hinterlege die GLN in deinem Firmenprofil.
  2. Erstelle die betroffene Rechnung über Dokumente
    und die Funktion "Rechnungsdokument neu erstellen" neu.

Danach wird die GLN korrekt im XML-Teil der E-Rechnung übermittelt.

Die Adresse des Rechnungsempfängers fehlt im XML, obwohl sie in der Word-Vorlage steht​

Die Word-Vorlage (.docx) steuert ausschließlich das Erscheinungsbild der PDF-Rechnung. Die XML-Daten der E-Rechnung werden hingegen automatisch aus den Stammdaten in FrachtPilot generiert – unabhängig von der Word-Vorlage. Wenn also Daten im XML fehlen, liegt das nicht an der Vorlage, sondern an fehlenden Stammdaten.

Die Adresse des Rechnungsempfängers wird im XML als „BuyerTradeParty" übermittelt. Diese Daten stammen aus den Kontaktdaten des Kunden bzw. des zentralen Rechnungsempfängers in FrachtPilot.

Lösung:

  1. Prüfe, ob beim betroffenen Kunden oder beim hinterlegten zentralen Rechnungsempfänger die Adressdaten (Firma, GLN, Straße, PLZ, Ort) vollständig gepflegt sind.
  2. Ergänze fehlende Daten in den Kundenstammdaten.
  3. Erstelle die betroffene Rechnung über Dokumente
    und die Funktion "Rechnungsdokument neu erstellen" neu.
info

Generell gilt: Alle Informationen, die im XML der E-Rechnung erscheinen sollen, müssen in den Stammdaten in FrachtPilot gepflegt sein. Änderungen an der Word-Vorlage wirken sich nur auf die PDF-Darstellung aus, nicht auf die XML-Daten.

PDF/A-Validierung schlägt fehl: „All annotation dictionaries shall contain the F key"​

Bei der Validierung der E-Rechnung erscheint die Fehlermeldung:

[ISO 19005-3:2012] – Except for annotation dictionaries whose Subtype value is Popup, all annotation dictionaries shall contain the F key

Diese Meldung bedeutet, dass die PDF-Datei klickbare Links (Hyperlinks) enthält, die nicht dem PDF/A-Standard entsprechen. Häufig sind das verlinkte URLs in der Fußzeile der Rechnungsvorlage, z. B. ein klickbarer Link zur eigenen Homepage.

Lösung:

  1. Öffne die Rechnungsvorlage in Word. Eine Anleitung zur Anpassung findest du unter Layout- und Inhaltsanpassungen.
  2. Suche alle klickbaren Hyperlinks in der Vorlage (z. B. in der Fußzeile).
  3. Entferne die Verlinkung, sodass die URL nur noch als reiner Text angezeigt wird (nicht anklickbar).
  4. Speichere die Vorlage und lade sie in FrachtPilot erneut hoch.
  5. Erstelle die betroffene Rechnung über Dokumente
    und die Funktion "Rechnungsdokument neu erstellen" neu.
tipp

Um einen Hyperlink in Word zu entfernen: Rechtsklick auf den Link → „Hyperlink entfernen". Die URL bleibt als Text sichtbar, ist aber nicht mehr klickbar.