Konfiguration
Durch eine E-Rechnung werden deine (PDF-)Rechnungen für Geschäftskunden bzw. Netto-Rechnungen maschinenlesbar. FrachtPilot erlaubt dir deine E-Rechnungen in allen gängigen Formaten zu erstellen. Welches Format für deinen Betrieb am sinnvollsten ist, klärst du am besten mit deiner Steuerberaterin bzw. deinem Steuerberater.
Allgemeine Konfiguration
In FrachtPilot kannst du die allgemeine Konfiguration für die Erstellung von E-Rechnungen für Netto-Rechnungen wie folgt vornehmen:
Das Menü "Voreinstellung Elektronisches Rechnungsformat gemäß EN 16931" erlaubt folgende drei Einstellungen zum Aktivieren von E-Rechnungen:
- PDF-Datei ohne elektronisches Format: Es wird keine E-Rechnung erstellt (wie bisher)
- PDF-Datei mit eingebettetem XML: Es wird eine PDF-Datei mit eingebetteter E-Rechnung erstellt. Verwende dies, wenn du ZUGFeRD als Datenprofil verwendest.
- PDF- und eigenständige XML-Datei: Es wird eine PDF-Datei und gesondert eine XML-Datei erstellt. Verwende dies, wenn du XRechnung als Datenprofil verwendest.
Ferner kannst du im Drop-down-Menü "Voreinstellung Datenprofil für elektronische Rechnungen gemäß EN 16931" ein entsprechendes Datenprofil für deine E-Rechnungsdatei bestimmen:
| E-Rechnungsformat / Datenprofil | Versandart | Empfehlung |
|---|---|---|
| ZUGFeRD Minimum | PDF mit eingebettetem XML | Für sehr einfache Rechnungen mit wenigen Daten (z.B. Kleinbetragsrechnungen). In Deutschland nicht für umsatzsteuerlich gültige Rechnungen anerkannt. |
| ZUGFeRD Basic WL | PDF mit eingebettetem XML | Für Szenarien mit geringem Datenumfang, bei denen Basisinformationen im Waren- und Logistikbereich (WL) erforderlich sind. In Deutschland nicht für umsatzsteuerlich gültige Rechnungen anerkannt. |
| ZUGFeRD Basic | PDF mit eingebettetem XML | Für Standard-Fälle mit grundlegenden Rechnungsinformationen; häufig genutzt und weit verbreitet. |
| ZUGFeRD EN 16931 (Comfort) | PDF mit eingebettetem XML | Empfohlen, wenn die europäische Norm EN 16931 erfüllt werden muss (z.B. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in vielen EU-Ländern). |
| ZUGFeRD Extended empfohlen für die meisten Anwendungsfälle | PDF mit eingebettetem XML | Für komplexe Rechnungen, bei denen umfassende Daten (z.B. Zahlungsbedingungen, Skontoinformationen, umfangreiche Positionen) übermittelt werden müssen. Empfohlen bei Sammelrechnungen. |
| XRechnung 1.2 | Eigenständiges XML | Ältere Version der XRechnung; nur nutzen, falls im jeweiligen Umfeld noch vorgeschrieben oder notwendig. |
| XRechnung 2.0 | Eigenständiges XML | Standardversion nach der Aktualisierung; für Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltung gemäß deutscher E-Rechnungsverordnung geeignet. |
| XRechnung 2.1 | Eigenständiges XML | Nachfolgeversion mit kleineren Anpassungen; empfohlen, wenn Empfänger sie akzeptiert und eine aktuellere Spezifikation verlangt. |
| XRechnung 2.2 | Eigenständiges XML | Weitere Aktualisierung; nutze sie, wenn die Richtlinie der öffentlichen Hand oder interne Vorgaben diese Version erfordern. |
| XRechnung 2.3 | Eigenständiges XML | Aktuelle Version (Stand 2024); bietet neueste Anpassungen und sollte verwendet werden, wenn sie von Empfängern oder Portalen verlangt bzw. unterstützt wird. |
| XRechnung 3.0 | Eigenständiges XML | Geplante bzw. neueste Hauptversion mit größeren Änderungen; auf jeden Fall sinnvoll, wenn höchste Kompatibilität mit aktuellen Standardanforderungen benötigt wird. |
Wir empfehlen ZUGFeRD Extended als Standardeinstellung, da dies für Sonderfälle wie Sammelrechnungen gedacht ist.
Konfiguration je Kunde
Die allgemeine Konfiguration für E-Rechnungen kann jeweils für eine Kundin / einen Kunden überschrieben werden. Die notwendigen Einstellungen sind im Kundenprofil in den Kundeneinstellungen unter dem Reiter "Rechnung" zu finden.
Konfiguration je Rechnungsempfänger
Die allgemeine Konfiguration für E-Rechnungen kann jeweils in den Einstellungen eines zentralen Rechnungsempfängers überschrieben werden.