Konfiguration E-Rechnung
Durch eine E-Rechnung werden deine (PDF-)Rechnungen für Geschäftskunden bzw. Netto-Rechnungen maschinenlesbar. FrachtPilot erlaubt dir deine E-Rechnungen in allen gängigen Formaten zu erstellen. Welches Format für deinen Betrieb am sinnvollsten ist, klärst du am besten mit deiner Steuerberaterin bzw. deinem Steuerberater.
Allgemeine Konfiguration
In FrachtPilot kannst du die allgemeine Konfiguration als firmenweite Einstellung für alle Kunden für die Erstellung von E-Rechnungen für Netto-Rechnungen wie folgt vornehmen:
Das Menü "Voreinstellung Elektronisches Rechnungsformat gemäß EN 16931" erlaubt folgende drei Einstellungen zum Aktivieren von E-Rechnungen:
- PDF-Datei ohne elektronisches Format: Es wird keine E-Rechnung erstellt (wie bisher)
- PDF-Datei mit eingebettetem XML: Es wird eine PDF-Datei mit eingebetteter E-Rechnung erstellt. Verwende dies, wenn du ZUGFeRD als Datenprofil verwendest.
- PDF- und eigenständige XML-Datei: Es wird eine PDF-Datei und gesondert eine XML-Datei erstellt. Verwende dies, wenn du XRechnung als Datenprofil verwendest.
Wir empfehlen ZUGFeRD Extended als Standardeinstellung, da dies für Sonderfälle wie Sammelrechnungen gedacht ist.
Ferner kannst du im Drop-down-Menü "Voreinstellung Datenprofil für elektronische Rechnungen gemäß EN 16931" ein entsprechendes Datenprofil für deine E-Rechnungsdatei bestimmen:
| E-Rechnungsformat / Datenprofil | Versandart | Empfehlung |
|---|---|---|
| ZUGFeRD Minimum | PDF mit eingebettetem XML | Für sehr einfache Rechnungen mit wenigen Daten (z.B. Kleinbetragsrechnungen). In Deutschland nicht für umsatzsteuerlich gültige Rechnungen anerkannt. |
| ZUGFeRD Basic WL | PDF mit eingebettetem XML | Für Szenarien mit geringem Datenumfang, bei denen Basisinformationen im Waren- und Logistikbereich (WL) erforderlich sind. In Deutschland nicht für umsatzsteuerlich gültige Rechnungen anerkannt. |
| ZUGFeRD Basic | PDF mit eingebettetem XML | Für Standard-Fälle mit grundlegenden Rechnungsinformationen; häufig genutzt und weit verbreitet. |
| ZUGFeRD EN 16931 (Comfort) | PDF mit eingebettetem XML | Empfohlen, wenn die europäische Norm EN 16931 erfüllt werden muss (z.B. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in vielen EU-Ländern). |
| ZUGFeRD Extended empfohlen für die meisten Anwendungsfälle | PDF mit eingebettetem XML | Für komplexe Rechnungen, bei denen umfassende Daten (z.B. Zahlungsbedingungen, Skontoinformationen, umfangreiche Positionen) übermittelt werden müssen. Empfohlen bei Sammelrechnungen. |
| XRechnung 1.2 | Eigenständiges XML | Ältere Version der XRechnung; nur nutzen, falls im jeweiligen Umfeld noch vorgeschrieben oder notwendig. |
| XRechnung 2.0 | Eigenständiges XML | Standardversion nach der Aktualisierung; für Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltung gemäß deutscher E-Rechnungsverordnung geeignet. |
| XRechnung 2.1 | Eigenständiges XML | Nachfolgeversion mit kleineren Anpassungen; empfohlen, wenn Empfänger sie akzeptiert und eine aktuellere Spezifikation verlangt. |
| XRechnung 2.2 | Eigenständiges XML | Weitere Aktualisierung; nutze sie, wenn die Richtlinie der öffentlichen Hand oder interne Vorgaben diese Version erfordern. |
| XRechnung 2.3 | Eigenständiges XML | Aktuelle Version (Stand 2024); bietet neueste Anpassungen und sollte verwendet werden, wenn sie von Empfängern oder Portalen verlangt bzw. unterstützt wird. |
| XRechnung 3.0 | Eigenständiges XML | Geplante bzw. neueste Hauptversion mit größeren Änderungen; auf jeden Fall sinnvoll, wenn höchste Kompatibilität mit aktuellen Standardanforderungen benötigt wird. |
Konfiguration je Kunde
Die allgemeine Konfiguration für E-Rechnungen kann jeweils für eine Kundin / einen Kunden überschrieben werden. Die notwendigen Einstellungen sind im Kundenprofil in den Kundeneinstellungen unter dem Reiter "Rechnung" zu finden.
Konfiguration je Rechnungsempfänger
Die allgemeine Konfiguration für E-Rechnungen kann jeweils in den Einstellungen eines zentralen Rechnungsempfängers überschrieben werden.
Gegenüberstellung von ZUGFeRD Comfort & ZUGFeRD Extended
| Merkmal / Kriterium | ZUGFeRD Comfort (EN 16931) | ZUGFeRD Extended |
|---|---|---|
| Standard / Basis | Basiert auf der europäischen Norm EN 16931 (Core Invoice Model) | Erweiterung der EN 16931; für komplexere Anwendungsfälle spezifiziert. |
| Anwendungsbereich | Standardrechnungen, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (EU-weit relevant). | Komplexe Geschäftsvorfälle, Rechnungen mit vielen Positionen, spezifische Branchenanforderungen. |
| Eignung für Sammelrechnungen (physische Lieferungen an mehreren Tagen) | Weniger geeignet. Nicht explizit für die Abbildung umfangreicher, konsolidierter Lieferpositionen konzipiert oder empfohlen. Kann bei vielen Einzelpositionen an seine Grenzen stoßen. | Sehr gut geeignet und explizit dafür empfohlen. Ermöglicht die detaillierte Abbildung aller einzelnen Lieferungen und zugehöriger Informationen innerhalb einer einzigen Rechnung. |
| Datenumfang / Detailgrad | Grundlegende Rechnungsinformationen; weniger detailliert. | Umfassende Daten (z.B. Zahlungsbedingungen, Skontoinformationen, umfangreiche Positionsdaten); hoher Detailgrad. |
| Primärer Fokus | Konformität mit der europäischen Norm für grundlegende Rechnungen. | Abbildung komplexer und umfassender Rechnungsdaten über den Standard hinaus. |
XRechnung: Leitweg-ID konfigurieren
Bei XRechnungen kann es erforderlich sein, die Leitweg-ID des Kunden zu konfigurieren. Hier für gibt es kein eigenes Feld in der Oberfläche, jedoch kannst du diese Information über ein Schlüssel-Wert-Paar bei dem Kunden oder dem Rechnungsempfänger hinterlegen.
Setz die Leitweg-ID (oder eine beliebige andere Buyer Reference) so:
| Schlüssel | Wert |
|---|---|
| XRECHNUNG_BUYER_REFERENCE | Leitweg-ID oder andere Buyer-Reference |
Und speicher dies dann.
Wenn für den Kunden bereits eine XRechnung ohne Leitweg-ID erzeugt wurde, dann musst du das Rechnungsdokument neu erstellen und dann kannst du die aktualisierte XRechnung per Mail verschicken.
Hinweis auf Entgeltminderung (Skonto/Rabatt)
Manche Rechnungsempfänger – insbesondere Edeka und Markant – verlangen in der E-Rechnung einen ausdrücklichen Hinweis auf eine vereinbarte **Entgeltminderung ** (z. B. Skonto- oder Rabattvereinbarung). Fehlt dieser Hinweis, schlägt die Validierung beim Empfänger mit einer entsprechenden Warnung fehl.
In FrachtPilot pflegst du diesen Hinweis als Textbaustein mit dem Schlüssel **PRICE_CONDITIONS
**. Der Text wird automatisch in die E-Rechnung als kennzeichnete Notiz zur Entgeltminderung übernommen und dadurch von Validatoren wie dem Markant RALA-Validator erkannt.
Textbaustein PRICE_CONDITIONS anlegen
Lege den Textbaustein wie folgt an:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Schlüssel | PRICE_CONDITIONS |
| Dokumente | Rechnung, Stornorechnung |
| Merkmal | optional – wähle eine Zahlungsart aus, wenn der Hinweis nur für Rechnungen mit dieser Zahlungsart erscheinen soll (z. B. nur bei Überweisung) |
| Text | Freitext mit deiner Skonto- oder Rabattvereinbarung, z. B.: „Bei Zahlung innerhalb von $EARLY_PAYMENT_DAYS$ Tagen gewähren wir $DISC_PCT$ Skonto. Weitere Konditionen gemäß individueller Vereinbarung." |
Im Text kannst du dieselben Platzhalter verwenden wie in den anderen Rechnungs-Textbausteinen (z. B. $DISC_PCT$, $DISC$, $EARLY_PAYMENT_DAYS$, $NET$, $GROSS$,
$INVOICE_NUMBER$). Eine vollständige Liste der Platzhalter findest du unter Textbausteine.
Wie alle Textbausteine kannst du
PRICE_CONDITIONS nicht nur firmenweit, sondern auch in den Kundeneinstellungen oder beim zentralen Rechnungsempfänger überschreiben. Damit kannst du individuelle Konditionen pro Empfänger hinterlegen, ohne die allgemeine Vorlage zu verändern.
Mehr dazu unter Standardtexte auf Dokumenten.
Bereits erzeugte E-Rechnungen enthalten den Hinweis nicht automatisch. Wenn du den Textbaustein nachträglich anlegst, musst du betroffene Rechnungen neu erstellen und erneut versenden.
Registerangaben in der E-Rechnung (Geschäftsführung, Handelsregister)
Einige Validatoren – z. B. der Markant RALA-Validator – beanstanden, wenn in der E-Rechnung Pflichtangaben zur Geschäftsführung und zum **Handelsregistereintrag ** fehlen. Diese Angaben sind in vielen Ländern bereits gesetzlich auf Geschäftsbriefen vorgeschrieben (Stichwort Pflichtangaben nach §35a GmbHG bzw. §37a HGB) und werden bei E-Rechnungen ebenfalls erwartet.
In FrachtPilot hinterlegst du diese Angaben als Schlüssel-Wert-Paar an deinem Firmenprofil unter dem Schlüssel **EINVOICE_REG
**. Der Wert wird automatisch als gekennzeichnete Notiz mit den Registerangaben in jede erzeugte E-Rechnung übernommen.
Schlüssel-Wert-Paar EINVOICE_REG setzen
Setze den Eintrag wie folgt:
| Schlüssel | Wert |
|---|---|
EINVOICE_REG | Freitext mit deinen Registerangaben, z. B.: „Geschäftsführer: Erika Mustermann, Max Mustermann – Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345 – USt-IdNr.: DE123456789" |
Speichere die Änderung am Firmenprofil. Ab sofort wird der Inhalt von EINVOICE_REG in alle neu erzeugten E-Rechnungen übernommen.
Trage hier alle Pflichtangaben ein, die auf deinen Geschäftsbriefen erscheinen müssen. Üblich sind:
- Geschäftsführung / Inhaber*in
- Sitz und zuständiges Registergericht
- Handelsregisternummer (HRB / HRA)
- USt-IdNr. (zusätzlich zur Pflichtangabe in den Firmendaten)
Die Angaben werden in der E-Rechnung mit dem fachlichen Kennzeichen für Registerangaben gespeichert, sodass Validatoren auf Empfängerseite (z. B. bei Markant) sie eindeutig zuordnen können. Mehr zum Konzept der Schlüssel-Wert-Paare findest du unter Schlüssel-Wert-Paare.
Wie bei anderen E-Rechnungs-Konfigurationen wirken sich Änderungen erst auf **neu erzeugte ** Dokumente aus. Bereits erstellte E-Rechnungen, die ohne Registerangaben verschickt wurden, müssen bei Bedarf neu erstellt und erneut versendet werden.