Webshop - Einladung bestehender Kund*innen
Wenn ein Mandant zu FrachtPilot wechselt und bereits einen bestehenden Kundenstamm mitbringt, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie die Kund*innen Zugang zum Webshop erhalten können. Diese Anleitung erklärt die verschiedenen Onboarding-Optionen und deren Vor- und Nachteile.
Voraussetzungen
- Die Kundenstammdaten wurden in FrachtPilot importiert
- Der Webshop ist grundsätzlich konfiguriert und einsatzbereit
- E-Mail-Adressen der Kund*innen sind im System hinterlegt
Der Import der Kundendaten allein reicht nicht aus, um den Webshop nutzen zu können. Ein Kunde kann im FrachtPilot-System existieren, ohne einen Webshop-Benutzer zu haben. Die Erstellung der Webshop-Accounts ist ein zusätzlicher Schritt, der über eine der unten beschriebenen Optionen erfolgen muss.
Wichtiger Kontext: Passwort-Links und Sicherheit
Wenn Kund*innen einen Link zum Setzen ihres Passworts erhalten, gibt es zwei unterschiedliche Szenarien hinsichtlich der Gültigkeit:
Bei automatischer Account-Erstellung mit E-Mail-Versand (Option 2):
- Der Link ist aus Sicherheitsgründen nur 2 Wochen gültig
- Nach Ablauf dieser Frist muss die "Passwort vergessen"-Funktion genutzt werden
Bei allen anderen Methoden:
- Links haben kein zeitliches Limit
- Kund*innen können sich jederzeit über "Passwort vergessen" einen neuen Link anfordern
Diese Unterscheidung ist wichtig für die Wahl der geeigneten Onboarding-Methode.
Erster Login: AGB und Datenschutz
Bei allen Optionen gilt: Beim ersten Login werden den Kund*innen folgende Zustimmungen vorgelegt:
- AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen): Müssen gelesen und akzeptiert werden
- Datenschutzerklärung: Muss gelesen und akzeptiert werden
- Einwilligung in Werbemaßnahmen: Optional, Kund*innen können wählen, ob du sie per E-Mail oder Push-Nachricht mit dem Zweck "Werbung" kontaktieren darfst.
Die Einwilligung in Werbemaßnahmen ist freiwillig und kann jederzeit wieder geändert werden.
Optionen für das Kunden-Onboarding
Die automatische Account-Erstellung (Option 1 und 2) wird vom FrachtPilot-Support in enger Absprache mit dir durchgeführt. Dabei wird gemeinsam der optimale Zeitpunkt und die passende Methode für dein Unternehmen festgelegt.
Option 1: Automatische Account-Erstellung ohne E-Mail-Versand (Empfohlen)
Bei dieser Option erzeugt der FrachtPilot-Support in Absprache mit dir die Webshop-Accounts im Hintergrund, aber es wird keine E-Mail versendet. Die Kund*innen melden sich in ihrem eigenen Tempo an und fordern ihr Passwort selbst an.
Ablauf
- FrachtPilot-Support erzeugt per Konsolenbefehl die Webshop-Accounts für alle Kund*innen (nach Absprache mit dir)
- Accounts existieren im System, sind aber noch nicht aktiviert
- Kund*in öffnet den Webshop
- Kund*in klickt auf "Passwort vergessen"
- Eingabe der E-Mail-Adresse
- Kund*in erhält Link zum Setzen des Passworts (ohne zeitliches Limit)
- Nach Passwort-Festlegung ist die Anmeldung möglich
Vorteile
- Kein Zeitlimit: Link verfällt nicht nach 2 Wochen
- Kund*innen können sich in ihrem eigenen Tempo anmelden
- Keine verwirrenden E-Mails vor einer offiziellen Ankündigung
- Flexibler für Kund*innen, die den Shop später nutzen möchten
Nachteile
- Kund*innen müssen den zusätzlichen Schritt "Passwort vergessen" nutzen
- Benötigt möglicherweise eine klarere Kommunikation in der Ankündigung
Wann geeignet?
Diese Option eignet sich besonders gut, wenn:
- Du einen gemischten Kundenstamm hast (aktive und inaktive Kund*innen)
- Du den Kund*innen Zeit geben möchtest, sich in Ruhe mit dem neuen Shop vertraut zu machen
- Du das Risiko abgelaufener Links vermeiden möchtest
Option 2: Automatische Account-Erstellung mit E-Mail-Versand
Bei dieser Option erzeugt der FrachtPilot-Support in Absprache mit dir die Webshop-Accounts im Hintergrund und die Kund*innen erhalten direkt eine Einladungs-E-Mail mit einem zeitlich begrenzten Link.
Ablauf
- FrachtPilot-Support erzeugt per Konsolenbefehl die Webshop-Accounts für alle Kund*innen (nach Absprache mit dir)
- Automatischer Versand einer E-Mail an jede Kund*in
- E-Mail enthält einen direkten Link zum Setzen des Passworts (gültig für 2 Wochen)
- Kund*in klickt auf den Link und legt Passwort fest
- Anmeldung im Webshop ist sofort möglich
Vorteile
- Einfacher und direkter Prozess für die Kund*innen
- Gut geeignet für aktiven Kundenstamm
- Einmaliger Aufwand bei der Einrichtung
Nachteile
- Zeitlimit: Der Link ist aus Sicherheitsgründen nur 2 Wochen gültig
- Nach Ablauf müssen Kund*innen die "Passwort vergessen"-Funktion nutzen
- Alle E-Mails gehen auf einmal raus
Wann geeignet?
Diese Option eignet sich, wenn:
- Du einen aktiven Kundenstamm hast, der regelmäßig bestellt
- Du bereits eine Ankündigungs-E-Mail an die Kund*innen geschickt hast
- Die Umstellung zeitnah erfolgen soll
Verschicke die Einladungs-E-Mails erst, nachdem du eine Ankündigungs-Mail mit Informationen zum neuen Shop versendet hast.
Im Testmodus noch keine Einladungen verschicken, da sonst bereits E-Mails an echte Kund*innen versendet werden.
Option 3: Selbstregistrierung mit Kundennummer
Bei dieser Option registrieren sich die Kund*innen selbstständig im Webshop und geben dabei ihre bestehende Kundennummer an.
Ablauf
- Kund*in öffnet den Webshop und wählt "Ich habe bereits eine Kundennummer"
- Eingabe der Kundennummer und E-Mail-Adresse
- Zustimmung zu Datenschutzbestimmungen
- Klick auf Registrieren
- System prüft, ob Kundennummer und E-Mail-Adresse übereinstimmen
- Bei Übereinstimmung: Kund*in erhält einen Link zum Setzen des Passworts
- Bei Nicht-Übereinstimmung: Du erhältst eine E-Mail über den fehlgeschlagenen Registrierungsversuch
Vorteile
- Kund*innen können sich selbstständig und in ihrem eigenen Tempo registrieren
- Kein administrativer Aufwand für dich
Nachteile
- Fehleranfällig: Kund*innen müssen ihre Kundennummer und die ursprünglich verwendete E-Mail-Adresse kennen
- Bei Fehleingaben musst du manuell eingreifen und die Einladung im Backend versenden
- Niedrigere Erfolgsquote bei der Erstanmeldung
Wann geeignet?
Diese Option wird nicht mehr häufig genutzt, da sie davon abhängig ist, dass alle Kund*innen ihre verwendete Kundennummer und E-Mail-Adresse zur Hand haben. Sie kann jedoch als zusätzliche Möglichkeit angeboten werden.
Empfehlung: Option 1 mit optimierter Kommunikation
Wir empfehlen Option 1 mit folgenden Maßnahmen zur Optimierung:
1. Direktlink in Ankündigungs-E-Mail
Füge in deine Ankündigungs-E-Mail einen Direktlink zur Passwort-Anforderung ein:
https://deine-domain.de/credentials/request
So gelangen Kund*innen direkt auf die richtige Seite, ohne sich durch den Anmeldebildschirm navigieren zu müssen.
2. Anpassung der Formulierung (optional)
Du kannst per CSS die Formulierung "Passwort vergessen" in "Passwort anfordern" ändern, um Verwirrung zu vermeiden. So wird klarer, dass dies auch für die Erstanmeldung genutzt werden kann.
3. Klare Kommunikation in der Ankündigung
Erkläre in deiner Ankündigungs-E-Mail genau, wie der Anmeldeprozess funktioniert:
"Um dich im neuen Webshop anzumelden, klicke auf den folgenden Link und gib deine E-Mail-Adresse ein. Du erhältst dann eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen deines Passworts."
Kombination mehrerer Optionen
Du kannst auch mehrere Optionen parallel anbieten:
- Option 1 als Hauptweg: Account-Erstellung im Hintergrund ohne E-Mail
- Option 3 als Backup: Selbstregistrierung für Kund*innen, die bei der Passwort-Anforderung Probleme haben oder eine andere E-Mail-Adresse verwenden möchten