Dokumentvorlagen
In FrachtPilot können verschiedene Arten von Dokumenten wie Lieferscheine, Rechnungen oder Packlisten erstellt werden. Um diese Dokumente effizient erstellen zu können, werden Dokument-Vorlagen benötigt. Diese bestehen aus einigen Textbausteinen, die als Platzhalter dienen. Wenn ein Dokument erstellt werden soll, werden die Textbausteine in der Vorlage automatisch mit den richtigen Daten aus dem FrachtPilot ausgefüllt. Bei einer Rechnung werden die Artikel mit Artikelnummer und -preis, die Rechnungsnummer, die Rechnungsadresse und viele weitere Textbausteine ersetzt.
Vorlagen anpassen
Für jeden Dokument-Typ sind Beispielvorlagen hinterlegt, die du herunterladen und mit Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder OpenOffice Writer bearbeiten kannst. Du kannst zum Beispiel das Logo ersetzen, Formulierungen hinzufügen oder die Struktur des Dokuments verändern.
Textbausteine wie der im FrachtPilot hinterlegte Name ($MY_NAME$) können auch geändert werden. Zum einen kannst du den Textbaustein räumlich verschieben. Die richtigen Daten werden dann automatisch bei Erstellung eines Dokuments im FrachtPilot ersetzt. Zum anderer kann der Textbaustein auch direkt durch deine Daten ersetzt werden. Textbausteine können auch komplett gelöscht werden, zum Beispiel, wenn du die Artikelposition nicht in deiner Rechnung aufführen willst.
Die Beispielvorlage für Rechnungen sieht wie folgt aus:
Schritte zum Anpassen der Vorlage (das Videotutorial findest Du weiter unten):
- In den Einstellungen findest du den Down- und Upload der Dokumentenvorlagen im Reiter "Vorlagen":
Mit Aktuelle Vorlage herunterladen lädst Du die aktuell verwendete Vorlage als *.docx für Word herunter. Wenn du noch keine Änderungen durchgeführt hast, enthält diese Datei unsere Beispielvorlage. Mit Beispielvorlage herunterladen erhältst du immer unsere Standardkonfiguration.
- Nach dem Download der Datei öffnest Du diese in Word und nimmst deine Änderungen vor und speicherst die Datei
anschließend wieder auf deinem PC.
Hier findest du die Erläuterung unserer Textbausteine
Hinweise zur Bearbeitung von Word-Dokumenten erhältst du hier.
Achte darauf, dass jeder Textbaustein immer von zwei $ Dollarzeichen direkt umschlossen ist. Fehlt bspw. das schließende $, dann erhältst du bei der Erzeugung des Dokuments einen Fehler. Wenn das $ nicht direkt an dem Platzhalter steht, dann wird der Platzhalter nicht ausgefüllt.
- Hochladen der neuen Version. Klick in das leere Feld, um dann die veränderte Vorlage auszuwählen:
Anschließend wird ein mit "fakepath" abgekürzter Dateipfad zu deiner Datei in dem Feld angezeigt.
Wenn du eine neue Version hochlädst, überschreibst du deine aktuelle Version. Stell sicher, dass du eine Sicherungskopie hast, falls du einmal etwas ausprobieren möchtest.
- Klick unten rechts auf "Einstellungen speichern", um die geänderte Vorlage hochzuladen und als Standard für neue Dokumente zur Verfügung zu stellen.
Eine geänderte Vorlage wird nicht automatisch auf bestehende Dokumente übertragen. Im Dokumentenmenü für Lieferscheine musst du bspw. mit "Lieferschein neu erstellen" die Änderungen auf den Lieferschein übertragen, wenn der Lieferschein schon mal heruntergeladen wurde. Ansonsten löst eine Änderung an der Bestellung auch eine Neuerzeugung aus.
Textbausteine definieren
Textbausteine können weiter unten in den Vorlagen-Einstellungen angepasst werden. Beachte, dass hier Textbausteine wie der Name deiner Firma ($MY_NAME$) nicht geändert werden sollten, da diese Daten an anderer Stelle im FrachtPilot hinterlegt sind. Viel mehr geht es hier um Textbausteine, die in mehreren Dokument-Typen verwendet werden und abhängig vom Dokument-Typ eine unterschiedliche Ausführung haben.
Zum Beispiel findet sich der Textbaustein INVOICE_INTRO auf Rechnungen und Stornorechnungen als "Einleitungssatz". In diesem Beispiel wollen wir bei normalen Rechnungen nur einen Einleitungstext setzen. Bei Stornorechnungen sollen noch Rechnungsnummer und -datum aufgeführt werden.
Gib zur Bearbeitung den Textbaustein auf der linken Seite ein. Wähle dann die Art(en) von Dokumenten aus, für die der Textbaustein eingesetzt werden soll, und geben anschließend den Text ein. Im FrachtPilot sind schon Formulierungen für Textbausteine hinterlegt, an denen du dich orientieren kannst.
Weiter unten in den Vorlagen-Einstellungen kannst du auch die Fristen und Texte für Zahlungserinnerungen und Mahnungen anpassen.
Abweichende Dokumentenvorlage
Die Dokumentvorlagen, welche du in den allgemeinen Einstellungen erstellst, gelten prinzipiell für alle Kunden. Wie auch bei den Produktpreisen, kannst du die Vorlagen für individuelle Kunden, Kundengruppen, oder Rechnungsempfänger überschreiben.
Möchtest du zum Beispiel für einen bestimmten Rechnungsempfänger etwas anpassen, bearbeitest du die Vorlage entsprechend und aktualisierst sie nur für diesen Rechnungsempfänger.
Weiteres Beispiel: Manche Rechnungsempfänger wünschen, dass ihre interne Artikelnummern auf den Rechnungen zu sehen sind.
Falls du zusätzliche Produkt-Informationen nur bei bestimmten Rechnungsempfängern angeben willst, lege zunächst die Schlüssel-Wert-Paare bei den Produkten an. Füge die Schlüssel-Wert-Paare anschließend bei deiner Vorlage hinzu und lade sie für den Rechnungsempfänger hoch.
Hierarchie der Dokumentvorlagen
Die Einstellungen des Rechnungsempfängers haben Vorrang bei der Wahl der Rechnungsvorlage. Die Hierarchie ist wie folgt. Die Prüfung erfolgt in dieser Reihenfolge und es wird die erste konfigurierte Vorlage verwendet:
- Bei Rechnungen wird zunächst geprüft, ob dem Kunden ein zentraler Rechnungsempfänger zugeordnet ist. Wenn ja, wird die Vorlage des Rechnungsempfängers verwendet.
- Falls es keinen zentralen Rechnungsempfänger gibt, wird die Vorlage des Kunden verwendet. Hier beginnt für Lieferscheine die Prüfung, da diese nicht für Rechnungsempfänger überschreibar sind.
- Vorlage der Kundengruppe
- Allgemeine Vorlage
| Ebene | Allgemeine Briefvorlage | Rechnungsvorlage | Lieferscheinvorlage | Sammelrechnungslistevorlage |
|---|---|---|---|---|
| 1. Zentraler Rechnungsempfänger | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| 2. Kunden | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| 3. Kundengruppe | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| 4. Allgemeine Einstellungen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Legende
- ✅ = Überschreibbar
- ❌ = Nicht überschreibbar
Eigene Dokumentvorlagen für zentrale Rechnungsempfänger
Überschreibbar sind folgende Dokumentvorlagen für zentrale Rechnungsempfänger
- Allgemeine Briefvorlage
- Rechnungsvorlage
- Sammelrechnungslistevorlage
Vorgehen zur Überschreibung von Dokumentvorlagen für zentrale Rechnungsempfänger
- Gehe von der Verwaltungsübersicht aus zu der Rechnungsempfänger-Übersicht.
- Klicke bei dem gewünschten zentralen Rechnungsempfänger auf die Rechnungsempfängereinstellungen.
- Wähle hier den Reiter "Vorlagen" aus und lade die Dokumentvorlage hoch.
Eigene Dokumentvorlagen für Kundengruppen
Überschreibbar sind folgende Dokumentvorlagen für Kundengruppen
- Allgemeine Briefvorlage
- Lieferscheinvorlage
- Rechnungsvorlage
Vorgehen zur Überschreibung von Dokumentvorlagen für Kundengruppen
- Gehe von der Verwaltungsübersicht aus zu der Kundengruppen-Übersicht.
- Wähle die gewünschte Kundengruppe aus und klicke auf "bearbeiten".
- Scrolle nach unten, wo du eigene Vorlagen hinzufügen kannst.
Eigene Dokumentvorlagen für Kunden
Überschreibbar sind folgende Dokumentvorlagen für Kunden
- Allgemeine Briefvorlage
- Lieferscheinvorlage
- Rechnungsvorlage
Vorgehen zur Überschreibung von Dokumentvorlagen für Kunden
- Gehe auf das Profil des Kunden.
- Gelange zu den Kundeneinstellungen, indem du oben rechts auf das Zahnrad-Symbol klickst.
- Wähle hier den Reiter "Vorlagen" aus und lade die kundenspezifische Dokumentvorlage hoch.
Häufige Probleme mit Dokumentenvorlagen
Änderungen an der Vorlage sind nach dem Download des Dokuments nicht sichtbar
-
Dokument wurde nicht neu generiert
Änderungen an der Dokumentvorlage wirken sich nur auf neu erstellte Dokumente aus. Bereits generierte Dokumente verwenden die Vorlage, die zum Zeitpunkt der Erstellung gültig war. Um die Änderungen sichtbar zu machen, muss das Dokument neu generiert werden. Das funktioniert beispielsweise durch die Option "Lieferschein neu erstellen" im entsprechenden Menü. Alternativ wird bei Änderungen an einer Bestellung das Dokument automatisch neu erstellt. -
In der Hierarchie wird die Vorlage woanders überschrieben
Es kann sein, dass es eine abweichende Dokumentvorlage gibt, die spezifisch für eine Unterkategorie oder ein Szenario definiert wurde. Solche Vorlagen haben Vorrang gegenüber der allgemeinen Vorlage. In diesem Fall muss sichergestellt werden, dass entweder die abweichende Vorlage ebenfalls bearbeitet wurde oder vollständig entfernt wird, sodass die allgemein definierte Vorlage zur Anwendung kommt. Überprüfe die Einstellungen für abweichende Vorlagen im entsprechenden Bereich der Vorlagen-Einstellungen.