Zahlungserinnerungen und Mahnungen

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Reiter: Vorlagen

FrachtPilot bietet ein mehrstufiges Mahnsystem mit vordefinierten Texten und Fristen, das du individuell an deine Geschäftsprozesse anpassen kannst.

Mahnstufen

Das System umfasst standardmäßig drei Mahnstufen mit unterschiedlichen Fristen und Texten:

Mahnstufe	Betreff	Fristverlängerung	Standardtext
1	Zahlungserinnerung	14 Tage	auf die Rechnung mit der Nummer $INVOICE_NUMBER$ konnten wir bislang keinen passenden Zahlungseingang feststellen. Ich möchte Sie bitten, die Zahlung von $OUTSTANDING_BALANCE$ schnellstmöglich, spätestens jedoch bis zum $DUE_DATE$ nachzuholen. Sollten Sie die Zahlung mittlerweile angewiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
2	Mahnung	7 Tage	leider konnten wir auch nach der Zahlungserinnerung vom $PREV_DATE$ für die Rechnung mit der Nummer $INVOICE_NUMBER$ noch keinen Zahlungseingang feststellen. Ich bitte Sie, die ausstehende Forderung in Höhe von insgesamt $OUTSTANDING_BALANCE$ schnellstmöglich, spätestens jedoch bis zum $DUE_DATE$ zu überweisen.
3	Letzte Mahnung	7 Tage	leider konnten wir auch nach mehreren Zahlungserinnerungen für die Rechnung mit der Nummer $INVOICE_NUMBER$ noch keinen Zahlungseingang feststellen. Ich bitte Sie, die ausstehende Forderung in Höhe von insgesamt $OUTSTANDING_BALANCE$ spätestens bis zum $DUE_DATE$ zu überweisen. Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht erfolgt sein, werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten.

Mahnstufen anpassen

1. Navigiere zu den Einstellungen über die Verwaltungsübersicht
2. Wähle den Reiter "Vorlagen"
3. Scrolle zum Bereich "Voreinstellung Zahlungserinnerungen/Mahnungen"

Für jede Mahnstufe kannst du folgende Einstellungen vornehmen:

• Mahnstufe: Die Nummer der Mahnung (1, 2, 3, etc.)
• Betreff: Die Betreffzeile der E-Mail oder des Briefs
• Relative Fristverlängerung: Anzahl der Tage bis zur nächsten Mahnstufe
• Text: Der Mahntext mit Variablen

Neue Mahnstufen hinzufügen

Über den Button "Zahlungserinnerung/Mahnung hinzufügen" kannst du weitere Mahnstufen ergänzen, falls dein Mahnprozess mehr als drei Stufen umfassen soll.

Überschreibung Mahnstufen für Kunden und Rechnungsempfänger

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Liste: Kunden

Kundeneinstellungen

Reiter: Rechnungen

Für einzelne Kunden oder Rechnungsempfänger kannst du Mahnstufen deaktivieren oder die "Relative Fristverlängerung (in Tagen)" überschreiben. So kannst du bspw. deaktivieren, dass zuerst eine freundlichere Zahlungserinnerung geschickt wird und stattdessen direkt in 2. Mahnstufe gehen.

Verfügbare Variablen

In den Mahntexten können folgende Variablen verwendet werden:

Variable	Beschreibung
$INVOICE_NUMBER$	Nummer der betreffenden Rechnung
$INVOICE_DATE$	Datum der ursprünglichen Rechnung
$OUTSTANDING_BALANCE$	Offener Betrag, der noch zu zahlen ist
$DUE_DATE$	Neue Zahlungsfrist / Fälligkeitsdatum
$PREV_DATE$	Datum der vorherigen Mahnung oder Zahlungserinnerung

Konfiguration

Best Practices

Zeitliche Abstufung

• Erste Zahlungserinnerung: 14 Tage nach Fälligkeit (freundliche Erinnerung)
• Erste Mahnung: 7 Tage nach der Zahlungserinnerung (deutlicherer Ton)
• Letzte Mahnung: 7 Tage nach der ersten Mahnung (mit Androhung rechtlicher Schritte)

Textgestaltung

1. Stufe 1 - Zahlungserinnerung:

   • Freundlicher, höflicher Ton
   • Hinweis auf mögliche Überschneidung bei bereits erfolgter Zahlung
   • Keine Drohungen oder rechtliche Konsequenzen

2. Stufe 2 - Mahnung:

   • Bestimmterer Ton
   • Verweis auf vorherige Zahlungserinnerung
   • Klare Fristsetzung

3. Stufe 3 - Letzte Mahnung:

   • Deutlicher, geschäftlicher Ton
   • Androhung rechtlicher Schritte
   • Letzte Frist vor weiteren Maßnahmen

Automatisierung

FrachtPilot kann die Mahnungen automatisch versenden, wenn die jeweiligen Fristen überschritten werden. Die Automatisierung erfolgt über:

• Zeitgesteuerte Überprüfung offener Rechnungen
• Automatische Eskalation zur nächsten Mahnstufe
• Protokollierung aller versendeten Mahnungen

Integration mit anderen Funktionen

Verknüpfung mit Rechnungen

Die Mahnungen beziehen sich automatisch auf die offenen Rechnungen und übernehmen:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Offene Beträge
• Kundendaten

Zahlungseingänge

Bei Zahlungseingang wird der Mahnprozess automatisch gestoppt und die offenen Mahnungen als erledigt markiert.

Rechtliche Hinweise

Beachte bei der Gestaltung deiner Mahntexte:

• Verzugszinsen: Können ab der ersten Mahnung berechnet werden
• Mahngebühren: Müssen angemessen sein und sollten in den AGBs geregelt sein
• Verjährungsfristen: Beachte die dreijährige Verjährungsfrist für Forderungen
• Schriftform: Mahnungen sollten schriftlich erfolgen und dokumentiert werden

Weitere Informationen

• Standardtexte auf Dokumenten - Konfiguration allgemeiner Textbausteine
• Textbausteine - Übersicht aller verfügbaren Variablen