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Begriffserklärung

Aktuell erweitert das Team von FrachtPilot die Funktion Rechnungsstellung um die Möglichkeit, E-Rechnungen automatisch zu erstellen. E-Rechnungen bzw. die digitalen Informationen einer E-Rechnung können dann zusätzlich per e-Mail verschickt werden.
Diese Funktion wird im Spätherbst 2024 als Update veröffentlicht. Über das Update werden Bestandskunden natürlich informiert. In diesem Artikel findest du schon eine Einführung in das Thema.

Was ist eine E-Rechnung?​

E-Rechnungen oder elektronische Rechnungen sind Rechnungsdokumente mit rein semantischen, strukturierten Datensätzen im xml-Format. Im Gegensatz zu PDF-Dokumenten sind sie maschinenlesbar. In der Definition hat das Gesetz bisher nicht zwischen elektronischen und digitalen Formaten unterschieden. PDF-Dateien sind zwar digital, repräsentieren die Rechnung aber nur bildhaft und sind daher nicht elektronisch. Das elektronische Format soll dir die Übermittlung von Rechnungen erleichtern, da keine Medienbrüche auftreten können. Außerdem soll die maschinelle Verarbeitung die Fehler vermeiden und für die Einheitlichkeit der Dokumente sorgen, was für dich als Aussteller:in und Empfänger:in von Vorteil ist.

Um die Einheitlichkeit zu gewährleisten, gibt es zum Beispiel einen deutschen Standard, die XRechnung. So einem Standard müssen Rechnungen im xml-Format entsprechen, um als elektronische Rechnungen gelten zu können. E-Rechnung ist also ein Überbegriff für die Umsetzung über verschiedene Programme. Das Dateiformat hat zudem den Vorteil, dass du es mit allen Programmen auslesen kannst, also zum Beispiel auch mit Excel.

Muss ich E-Rechnungen ausstellen?​

Die Pflicht über elektronische Rechnungen gilt für B2B-Geschäfte mit verschiedenen Übergangsfristen. Auch als Selbstständige:r oder Kleinunternehmer:in mit Geschäftskund:innen musst du ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro benötigst du hingegen keine elektronische Rechnung. Außerdem sind Umsätze von der Pflicht ausgenommen, die umsatzsteuerbefreit sind. Dazu gehört die echte Befreiung von Umsätzen aus Ausfuhrlieferungen. Die unechte Steuerbefreiung schließt die Kleinunternehmer:innenregelung ein sowie Umsätze von Ärzt:innen. Hier entfällt die Umsatzsteuer, aber auch die Möglichkeit, die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzubekommen.

Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen gibt es hingegen Übergangsfristen. Bis Ende 2026 wirst du noch Rechnungen auf Papier oder als PDF ausstellen dürfen. Wenn deine Jahresumsätze 800 000 Euro nicht übersteigen, gilt für dich die Übergangsfrist bis einschließlich 2027. Erst ab dem 01.01.2028 musst du dein Unternehmen im B2B-Bereich sowie im B2C-Bereich komplett auf elektronische Rechnung umstellen. Im B2C-Bereich musst du bis dahin beachten, dass du deinen privaten Kund:innen E-Rechnungen nur mit ihrem Einverständnis ausstellen darfst.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD?​

ZUGFeRD und XRechnung sind verschiedene Datenformate und mögliche Unterarten von E-Rechnungen. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD steht für zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands. Der Standard, den Deutschland für die öffentliche Verwaltung eingeführt hat, ist die XRechnung. ZUGFeRD ist dabei ein hybrides Datenformat, das einen strukturierten xml-Datensatz in ein PDF-Dokument einbettet. Neben dem elektronisch verarbeitbaren Datensatz liegt also auch eine gut lesbare, bildhafte PDF-Datei vor. Um an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen zu können, müssen Betriebe schon seit 2020 verpflichtend ZUGFeRD als europäischen Standard nutzen.

ZUGFeRD ist also nicht etwa eine bestimmte Software, sondern nur ein Datenformat, also eine bestimmte Umsetzung der europäischen Vorgabe bezüglich elektronischer Rechnungen mit einer Strukturbeschreibung eines Datensatzes. Dieser muss auch den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Zudem musst du E-Rechnungen laut GoBD in elektronischer Form zehn Jahre aufbewahren.

Was steht in einer E-Rechnung?​

Was in einer Rechnung drinstehen muss, regelt das Umsatzsteuerrecht. Das sind das Ausstellungsdatum, der Name und die Anschrift der Rechnungssteller:in und der Rechnungsempfänger:in sowie die Steuernummer und die Steueridentifikationsnummer. Für die Rechnung benötigst du außerdem eine fortlaufende Rechnungsnummer. Außerdem die Art und Umfang der gelieferten Gegenstände oder Leistungen schreibst du ebenfalls in die Rechnung sowie den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Das Entgelt schlüsselst du nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen auf. Im Voraus festgelegte Minderungen wie Rabatte oder Skonti für das Entgelt schreibst du auch in die Rechnung. Für das Entgelt gibst du auch den Steuerbetrag und die Steuerbefreiung sowie Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag an. Zudem sind E-Rechnungen stets Netto-Rechnungen.

Für eine E-Rechnung benötigst du außerdem die Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse. Die Leitweg-ID ist die Käuferreferenz und ist notwendig, um E-Rechnungen adressieren und weiterleiten zu können. Das betrifft allerdings nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen.

Was bedeutet die Pflicht für B2C- und D2C-Geschäfte?​

Ab dem 01.01.2025 musst du als Unternehmen mit Privatkund:innen E-Rechnungen vor allem empfangen und bearbeiten können. Das ist wichtig, wenn dir zum Beispiel deine Lieferant:innen E-Rechnungen senden möchten. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt grundsätzlich für alle Unternehmen ab 01.01.2025 im deutschen Inland, ist allerdings nur für B2B-Geschäfte verpflichtend. Eine Übergangsfrist gibt es bis 2026, in der du auch noch Papierrechnungen und PDFs ausstellen kannst.

Die E-Rechnung soll dir die Verarbeitung erleichtern und Fehler reduzieren, da du nun nichts mehr manuell eingeben oder übertragen musst. Dadurch sparst du Zeit und Kosten. Die Übergangsfrist solltest du also nicht ausreizen, da ein effizientes Rechnungssystem wichtig und hilfreich ist. Die Übergangsfrist gilt des Weiteren bis zum 31.12.2027, wenn dein Jahresumsatz weniger als 800 000 Euro beträgt. Für dich als B2C- oder D2C-Unternehmer:in gilt, dass deine Kund:innen bis 2028 einverstanden sein müssen, um ihnen eine E-Rechnung senden zu können.