Vorläufige Rechnung
Eine vorläufige Rechnung ist erkennbar an:
- die Rechnung hat den Status "vorläufig"
- die Rechnung hat noch keine zugewiesene Rechnungsnummer.
Des Weiteren kann nach dem Löschen einer vorläufigen Rechnung die zugehörige Bestellung wieder bearbeitet werden.
Eine vorläufige Rechnung ist noch nicht fixiert. Der Vorteil: eine vorläufige Rechnung kann:
- testweise angesehen werden,
- bearbeitet werden,
- gelöscht werden.
Im Gegensatz zu einer fixierten Rechnung: Hier kann eine direkte inhaltliche Veränderung nicht mehr stattfinden, da die fixierte Rechnung durch Vergabe einer Rechnungsnummer ein "amtliches" Dokument geworden ist. Besteht bei einer fixierten Rechnung der Bedarf einer Änderung, muss die Rechnung storniert werden.
Mehr zu der Erstellung und Fixierung von Rechnung erfährst du in einem weiteren Artikel.
Herunterladen von vorläufigen Rechnungen
Vorläufige Rechnungen sind nur für den internen Gebrauch. Bei dem Download von vorläufigen Rechnungen wird daher in Aktionen unterschieden, die die Rechnung zur Vorschau erzeugen oder fixieren:
Vorschau herunterladen
Eine vorläufige Rechnung kann wie folgt testweise angesehen werden:
Rechnungsdokument testweise erstellen (Vorschau): Erstellt eine vorläufige Vorschau der Rechnung. Diese Version ist nicht fixiert und dient nur zur Kontrolle. Wenn du gerade eine neue Rechnungsvorlage hochgeladen hast, dann wird hier immer die aktuell gültige Rechnungsvorlage verwendet. So kannst du einfach, neue Vorlagen testen, ohne Rechnungen fixieren zu müssen.
In dem zugehörigen PDF-Dokument der vorläufigen Rechnung ist keine Rechnungsnummer vergeben:
Festschreiben / Fixieren
Fixierende Aktionen (Rechnung wird final gespeichert):
- Rechnungsdokument neu erstellen: Erstellt die finale Version der Rechnung und fixiert sie.
- Rechnung herunterladen: Lädt die finale Rechnung herunter und fixiert sie.
- Rechnung für persönliche Übergabe herunterladen: Bereitet eine Version zur persönlichen Übergabe vor und fixiert die Rechnung.
- Rechnung für Postversand herunterladen: Fixiert die Rechnung und erstellt sie zur postalischen Versendung.
- Rechnung per E-Mail schicken: Versendet die Rechnung per E-Mail und fixiert sie gleichzeitig.
Diese Aktionen fixieren die vorläufigen Rechnungen sowohl bei Ausführung für eine einzelne Rechnung, als auch bei Ausführung für mehrere Rechnungen.
Durch das Fixieren wird eine Rechnung verbindlich erstellt. Der Rechnung wird eine Rechnungsnummer zugewiesen und sie kann nur durch die Erstellung einer Stornorechnung aufgehoben werden.
Löschen
Eine vorläufige Rechnung kann gelöscht werden, ohne eine entsprechende Storno-Rechnung erstellen zu müssen:
