Sammelrechnungsliste
Einem Rechnungsempfänger können in FrachtPilot mehrere unterschiedliche Kund*innen / Warenempfänger zugeordnet sein – zum Beispiel die einzelnen Filialen einer Supermarktkette, die alle zentral über die Buchhaltung der Hauptverwaltung abgerechnet werden. Im Lauf eines Abrechnungszeitraums entstehen so für einen Rechnungsempfänger Rechnungen an viele verschiedene Kund*innen.
Die Sammelrechnungsliste ist genau dafür gedacht: Sie ist ein Übersichtsdokument, das alle Rechnungen auflistet, die in einem definierten Zeitraum an Kund*innen eines bestimmten Rechnungsempfängers gestellt wurden. Damit erhält der zentrale Empfänger – z. B. Buchhaltung, Filialzentrale oder Spedition – einen kompakten Überblick über alle Einzelrechnungen, die zu seinem Rechnungsempfänger-Konto gehören.
Die Sammelrechnungsliste ist keine offizielle Rechnung und stellt keine eigene Forderung dar. Sie ist ausschließlich ein Begleit- bzw. Übersichtsdokument zu den darin aufgeführten Rechnungen. Die eigentlichen Forderungen entstehen ausschließlich durch die einzelnen Rechnungen, die in der Liste referenziert werden.
Die Sammelrechnungsliste steht ausschließlich für Rechnungsempfänger zur Verfügung. Für reguläre Rechnungsadressen einzelner Kund*innen kann sie nicht erzeugt werden.
Sammelrechnung vs. Sammelrechnungsliste
Die Begriffe klingen ähnlich, beschreiben aber zwei unterschiedliche Dokumente. Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Unterschiede gegenüber:
| Merkmal | Sammelrechnung | Sammelrechnungsliste |
|---|---|---|
| Dokumenttyp | Offizielle Rechnung | Übersichtsdokument, keine Rechnung |
| Was wird gebündelt? | Mehrere Bestellungen / Lieferungen einer Kundin / eines Kunden | Mehrere bereits erstellte Rechnungen an verschiedene Kund*innen desselben Rechnungsempfängers |
| Ergebnis | Eine Rechnung über alle Bestellungen eines Abrechnungsintervalls | Ein Listendokument mit allen Rechnungen eines Rechnungsempfängers im Zeitraum |
| Buchhalterisch | Forderung gegenüber der Kundin / dem Kunden | Keine eigene Forderung – die Forderungen entstehen ausschließlich aus den enthaltenen Einzelrechnungen |
| Steuerung | Rechnungsstellungs-Modus "Sammelrechnung für mehrere Bestellungen" | Download-Aktion "Sammelrechnungsliste herunterladen" |
| Zielgruppe | Endkund*in mit mehreren Bestellungen pro Abrechnungsintervall | Zentraler Rechnungsempfänger (z. B. Buchhaltung, Zentrale, Filialleitung) mit mehreren zugeordneten Kund*innen |
Kurz gesagt: Die Sammelrechnung bündelt Bestellungen → eine Rechnung, die Sammelrechnungsliste bündelt Rechnungen → ein Listendokument.
Mehr zur Konfiguration der Sammelrechnung findest du unter Sammelrechnung.
Voraussetzungen
Damit du eine Sammelrechnungsliste erzeugen kannst, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
- Es ist ein zentraler Rechnungsempfänger angelegt (siehe Rechnungsempfänger).
- Die abzurechnenden Kund*innen / Warenempfänger sind dem Rechnungsempfänger zugewiesen.
- Für den Rechnungsempfänger ist eine Sammelrechnungslistenvorlage hinterlegt (siehe nächster Abschnitt).
Sammelrechnungslistenvorlage
Das Layout der Sammelrechnungsliste wird über eine eigene Sammelrechnungslistenvorlage im .docx-Format gesteuert.
Die Vorlage ist pro Rechnungsempfänger konfigurierbar und kann z. B. an Vorgaben einzelner Sammelempfänger (Buchhaltung,
Filialzentrale, Spedition) angepasst werden.
In den Rechnungsempfängereinstellungen kannst du der Sammelrechnungslistenvorlage Textbausteine vom Typ COLLECTIVE_INVOICE_LIST zuweisen, beispielsweise für Anschreiben oder Hinweistexte.
Wenn ein Rechnungsempfänger eine abweichende Vorlage benötigt, kann eine die Vorlage für den Rechnungsempfänger in seinen Einstellungen überschrieben werden.
Aufbau der Sammelrechnungsliste
Die generierte Sammelrechnungsliste setzt sich aus drei Pflichtblöcken und einem optionalen Anhang zusammen.
1. Kopf
Der Kopf enthält die formalen Angaben zum Dokument:
- Titel bzw. Betreff: "Sammelrechnungsliste" zusammen mit dem Erstellungsdatum bzw. dem Namen des Rechnungsempfängers
- Empfängeradresse des gewählten Rechnungsempfänger-Kontakts sowie der Firmenabsender
- Frei konfigurierbare Textbausteine vom Document-Type COLLECTIVE_INVOICE_LIST (z. B. Anschreiben oder Hinweistext)
2. Rechnungstabelle
Im Hauptteil enthält die Liste eine Zeile je Rechnung im gewählten Zeitraum. Die Spalten der Tabelle werden über die folgenden Variablen in der Vorlage gesteuert:
| Variable | Bedeutung |
|---|---|
CUSTOMER_NAME / CNAME | Name des Endkunden der Rechnung (Warenempfänger) |
CUSTOMER_NUMBER / CNUMBER | Kundennummer des Endkunden |
INVOICE_NUMBER / INUMBER | Rechnungsnummer |
INVOICE_DATE / IDATE | Rechnungsdatum |
NET | Nettobetrag der Rechnung |
VSUM | USt.-Betrag der Rechnung |
GROSS | Bruttobetrag der Rechnung |
Stornorechnungen erscheinen in der Liste mit negativem Vorzeichen. Die Beträge werden gegenüber der Originalrechnung mit −1 multipliziert, damit sich Storno und Originalrechnung in den Summenzeilen korrekt aufheben.
3. Summenzeile und Skonto-Block
Am Ende der Tabelle werden die Beträge über alle Rechnungszeilen aufsummiert. Zusätzlich kann ein Skonto-Block ausgewiesen werden:
| Variable | Bedeutung |
|---|---|
NET | Summe aller Nettobeträge |
VSUM | Summe aller USt.-Beträge |
GROSS | Summe aller Bruttobeträge |
DISC | Skontobetrag |
DISC_TOTAL / TOTAL | Gesamtbetrag nach Abzug des Skontos |
4. Optionaler Anhang (Rechnungs-PDFs)
Beim Download kann gesteuert werden, ob die Sammelrechnungsliste auch die einzelnen Rechnungs-PDFs enthält:
- Nur Liste – es wird ausschließlich das Listendokument erzeugt.
- Nur Rechnungen – es werden ausschließlich die Rechnungs-PDFs zusammengeführt.
- Liste + Rechnungen – die Rechnungs-PDFs werden an die Liste angehängt.
Bei den Varianten Nur Rechnungen und Liste + Rechnungen werden die einzelnen Rechnungs-PDFs zu einem gemeinsamen Dokument zusammengeführt. Wenn als Zweck Versand gewählt wird, werden die angehängten Rechnungen gleichzeitig als heruntergeladen markiert, damit sie nicht versehentlich erneut versendet werden.
Sammelrechnungsliste herunterladen
Mit der Sammelrechnungsliste lassen sich die Rechnungen der Kund*innen eines Rechnungsempfängers ganz einfach zusammenfassen.
Im sich öffnenden Dialog wählst du den zentralen Rechnungsempfänger aus und legst die übrigen Parameter wie Rechnungs- bzw. Lieferdatum, Inhalt und die Filterregeln für Stornos und bereits heruntergeladene oder beglichene Rechnungen fest.
| Parameter | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsempfänger-Kontakt (Pflicht) | Auswahl des Rechnungsempfängers, dessen Rechnungen aufgelistet werden sollen. |
| Rechnungsdatum von / bis (Pflicht) | Einschränkung der Liste auf einen Zeitraum (basierend auf dem Rechnungsdatum). |
| Lieferdatum von / bis (optional) | Zusätzliche Einschränkung anhand des Lieferdatums. |
| Zweck | Übergabe oder Versand. Beim Versand werden enthaltene Rechnungen als heruntergeladen markiert. |
| Inhalt | Nur Liste, Nur Rechnungen oder Liste + Rechnungen. |
| Stornorechnungen einbeziehen | Storno- und stornierte Rechnungen mit aufnehmen. |
| Bereits heruntergeladene einbeziehen | Bereits heruntergeladene Rechnungen erneut mit in die Liste aufnehmen. |
| (Teilweise) beglichene einbeziehen | Vollständig oder teilweise bezahlte Rechnungen mit aufnehmen. |